Jeżeli zarządzanie rekrutacją to dla Ciebie spacer po równi pochyłej, sprawnie zeskoczysz z niej dzięki systemowi ATS. Jego funkcjonalności sprawiają, że proces przypominający do niedawna fizykę kwantową, staje się skutecznie działającą maszyną, która przyciąga utalentowanych kandydatów.

Czym jest system ATS?

Skrót pochodzi od Applicant Tracking System (System Śledzenia Aplikacji), jednak w Polsce używa się również takich określeń jak platforma rekrutacyjna czy system zarządzania rekrutacją. Wszystkie funkcjonalności ATS służą logicznemu uporządkowaniu procesu. Złożoność machiny zatrudniającej kandydatów przeraża samych rekruterów, dlatego system dzięki m.in. automatyzacji, bazie kandydatów w chmurze czy narzędziom do komunikacji jest w stanie zmienić uciążliwe obowiązki w proste zadania. Bez odwiecznej bolączki jaką jest papierologia, pracownicy sprawnie przechodzą do kolejnych działań, dbając równocześnie o płynność samej rekrutacji.


Niezastąpiony asystent w rekrutacji, czyli co zyskasz dzięki ATS

Za sprawą swoich funkcjonalności ATS można, a wręcz warto postrzegać jako ważny tryb w machinie zarządzającej procesem. Wdrożenie systemu ma szereg zalet, jednak aby nie być gołosłownym przywołam wyniki raportu Efektywność rekrutacji eRecruiter. Aż 84% ankietowanych zadeklarowało, że utrata dostępu do programu byłaby dla nich dotkliwa stratą, a 90% rekruterów korzysta z systemów typu ATS, aby poprawić efektywność prowadzonych procesów rekrutacyjnych. 

Poniżej znajdziesz kilka benefitów, które to umożliwiają. Chcę też zwrócić uwagę na to, że w przypadku niektórych z nich będę wspominał o Workate. Pomimo tego że nie jesteśmy ATS, mamy jego najważniejsze funkcjonalności, aby ułatwić rekrutację tym firmom, które jeszcze takiego systemu nie wdrożyły, a nie chcą kupować go oddzielnie. Czym jest wobec tego Workate, skoro nie ATS? Tworzymy pierwszą w Polsce platformę marketingu rekrutacyjnego. Naszą misją jest pomoc firmom w znalezieniu, zainteresowaniu i zdobycia serca talentów pasujących do zespołu. 

Porządek w dokumentach i bazie kandydatów

ATS oszczędza czas i nerwy. Wyobraź sobie ile dodatkowych minut dziennie zyskujesz, gdy nie musisz skakać po skrzynce pocztowej, arkuszu kalkulacyjnym czy notatkach zaszytych gdzieś w stercie dokumentów upchniętych w szufladzie. Kontrola nad danymi w Workate pozwala Ci skupić się na rzeczach ważnych, jak usprawnienie procesu pod względem candidate experience. Finalnie porządek w zarządzaniu przekłada się na o wiele płynniejszy i przyjemniejszy dla kandydatów proces.

Dostępność kluczowych informacji dla każdego członka zespołu

Dane w chmurze, do których Ty i Twoi współpracownicy macie dostęp w każdej chwili z dowolnego urządzenia: laptopa, smartfona czy tabletu, to rekrutacja zarządzana wspólnie, gdzie poziom wiedzy o procesie u każdego zainteresowanego jest na tym samym poziomie. Brak niedomówień zdecydowanie polepsza komunikację między członkami zespołu. Jest to niezwykle kluczowe w przypadku satysfakcji hiring managera (miernika ważnego w optymalizacji procesu). Dostępność panelu Workate pozwala przyszłemu przełożonemu kandydata na szybkie wdrożenie w proces. Gdy ma on niezbędną wiedzę, rośnie w nim motywacja do pełnego zaangażowania.

Szybsza selekcja z udziałem kilkuosobowego zespołu

Dodane przez kolegów oceny i notatki od razu przedstawiają Ci ich perspektywę. Daje to podkładkę do dalszej rozmowy i wyboru najlepszego kandydata. Jest to ważne, ponieważ selekcja bazująca na opinii kilku interesariuszy zdecydowanie polepsza jej jakość. Trzy osoby najpewniej podejmą efektywniejszą decyzję niż jedna, dlatego dostęp do kandydatów i wspólne notatki w panelu Workate zmniejszą margines błędu popełniany na tym etapie rekrutacji.

Lepsza optymalizacja procesu oparta na danych 

Powtarzamy to w każdym artykule – rekrutacje trzeba ulepszać bazując na wynikach firmy i badaniach. Domysły zwyczajnie zwodzą na manowce. Regularnie przeprowadzany audyt w parze z pomiarem KPI są kluczem do dobrej optymalizacji, jednak zebranie się za tak pracochłonne zadania potrafi przerazić niejednego rekrutera. Z doświadczenia wiemy, że zadania-słonie trzeba dzielić na kawałki, dlatego opieramy model analityczny Workate o proste raporty, do których masz dostęp zawsze z każdego zakątka świata. Kilka minut dziennie w poszczególnych panelach wystarczy, aby mieć stabilny grunt do planowania dalszego rozwoju.


Te funkcje systemu diametralnie usprawnią procesy w Twojej firmie

Centrum informacji kandydatach

Gdy rekrutacje prowadzisz za pomocą różnych narzędzi czy papierowych notatek, bardzo łatwo zgubić cenne informacje. Rozwiązaniem jest baza, dzięki której w dowolnej chwili masz pełen obraz każdego procesu i kandydata. Automatyczne zapisywanie całej korespondencji daje pewność, że nic Ci nie umknie. Co więcej, system Workate jest dostępny dla wszystkich członków zespołu. Przejęcie opieki nad kandydatami jest proste i nie wymaga dodatkowych pytań. Scentralizowana baza oraz zapisana historia całego procesu pozwoli innej osobie z łatwością wskoczyć w Twoje buty. Efektem jest z sukcesem doprowadzona do końca rekrutacja, utrzymana na równie wysokim co na początku poziomie.

System opiera się na doświadczeniu rekruterów – wiemy, że prowadzone rekrutacje często doczekują się powtórki. Centrum informacji jest więc przygotowane tak, abyś nie musiał startować od zera, a jedynie wygodnie zajrzał do budowanej na przestrzeni lat puli talentów. Niezapisanie danych osoby aplikującej podczas poprzedniego procesu zaprzepaszcza szansę na dopasowanego pracownika przy kolejnej okazji, dlatego system automatycznie gromadzi wszystkie informacje z każdej rekrutacji. Gdy przyjdzie pora, szybko sprawdzisz czy wśród aplikujących wcześniej kandydatów nie kryje się ten jedyny.

Baza talentów to też wspólne notatki i intuicyjny system ocen, który jest czytelny dla każdego. W dowolnym momencie rekrutacji możesz ze współpracownikami ocenić kandydata. Pisanie notatek w systemie podczas rozmowy kwalifikacyjnej oszczędza czas, który poświęcałeś wcześniej na przepisywanie tych samych informacji raz jeszcze lub przesyłanie ich mailowo do kolegów. Dzięki filtrom zamiast szukać w odmętach pamięci, szybko znajdziesz tych, którzy Cię interesują.

System zarządzania rekrutacją

ATS pomaga już na samym starcie, ponieważ jeszcze przed publikacją oferty pracy możesz przeszukać firmową bazę CV. Osoba, która nie zakwalifikowała się wcześniej, tym razem może okazać się strzałem w dziesiątkę. W takiej sytuacji wystarczy skontaktować się z wybranymi kandydatami. W przypadku ich zainteresowania odchodzi Ci część zadań, które musiałbyś wykonać zaczynając od zera. Panel Workate pozwala również tworzyć unikalne procesy dopasowane do poszczególnych stanowisk. Sam definiujesz etapy i liczbę kroków do wykonania. Dzięki temu, że to system dopasowuje się do Ciebie, a nie Ty do systemu, masz szansę stworzyć rekrutację, która idealnie spełnia potrzeby firmy.

System przyspiesza proces zatrudnienia dopasowanego kandydata i przemienia to zadanie z uciążliwego obowiązku w ciekawą pracę zespołową. Pomaga w tym funkcja wysyłania oraz odbierania maili bezpośrednio w systemie. Gdy cały zespół ma do niego dostęp, znikają wątpliwości czy kandydat otrzymał odpowiedź i jaka była jej treść. Dostępność systemu dla każdego pracownika usprawnia komunikację oraz poprawia candidate experience. Zainteresowani stanowiskiem otrzymują ustandaryzowane odpowiedzi, a jasne komunikaty zachęcają ich do zaangażowania się w proces.

Kreator skuteczniejszych ofert pracy

Od jakości ogłoszenia zależy przebieg selekcji. Jego czytelna forma pozwoli odbiorcom szybko zrozumieć na czym polega praca na danym stanowisku. Kandydaci nie spełniający podstawowych wymagań sami zrezygnują z aplikacji, co zrzuci z Twoich barków część pracy. Nagłówki z najważniejszymi benefitami są jasnym komunikatem korzyści, co z kolei zachęci do wysłania zgłoszenia tych, na których najbardziej Ci zależy. Kreator Workate ułatwia też ulepszanie oferty w czasie rzeczywistym. Po analizie automatycznie generowanego raportu możesz zobaczyć, które oczekiwania / benefity / zadania są najchętniej klikane i wygodnie zmienić ich kolejność, przedstawiając najważniejsze informacje jako pierwsze.

Pozytywne candidate experience to między innymi mobilna oferta pracy. Gdy nie jest ona zoptymalizowana pod smartfony, możesz stracić ponad 42% zainteresowanych kandydatów, którzy zrezygnują z aplikacji zanim zapoznają się z treścią ogłoszenia. Responsywne oferty Workate zostały zaprojektowane z myślą o dostarczeniu takiej samej satysfakcji odbiorcy niezależnie od narzędzia, na którym je otwiera.

Bezpieczne dane Kandydatów

System zarządzania rekrutacją daje poczucie bezpieczeństwa. Tobie i aplikującym osobom. Od początku istnienia współpracujemy z czołową firmą specjalizującą się w przetwarzaniu informacji wrażliwych, a dane chronimy z wykorzystaniem standardów znanych m.in. z bankowości internetowej. Gdy Kandydat wypełni formularz jego aplikacja szyfrowana jest certyfikatem SSL, aby zabezpieczyć ją przed ew. przechwyceniem. Zapewniona opieka nad przesyłanymi informacjami buduje w nim zaufanie i pewność, że ma do czynienia z solidnym pracodawcą, do którego zespołu warto dołączyć. W Workate możesz też ustawić własne wzory klauzuli dla każdego stanowiska, które z łatwością umieścisz pod formularzem aplikacyjnym na stronie.

Panel analityczny

Skuteczna optymalizacja zaczyna się od wiedzy. Jeżeli nie wiesz jak kandydat dowiedział się o ofercie lub które kampanie promujące ogłoszenie przynoszą najlepiej dopasowane osoby, prawdopodobnie ponosisz o wiele wyższe koszty rekrutacji niż powinieneś. Bieżąca analiza procesu daje oszczędności przy równocześnie lepszych wynikach.

Audyt procesu opiera się w Workate o trzy raporty: Pozyskiwanie, Odbiorcy i Zachowanie. Automatyczne generowane dane dają Ci szybki ogląd na jakość rekrutacji. System zbiera informacje, a Ty możesz sprawnie działać. Chwila spędzona w panelu to wiedza na temat najpopularniejszych źródeł w kontekście liczby aplikacji i konwersji, najczęściej używanych urządzeń oraz demografii odbiorców, średniego czasu spędzonego na ofercie, % jej wyświetlenia czy najchętniej klikanych benefitach / oczekiwaniach / zadaniach.


Jak skutecznie dobrać ATS?

Kluczem jest odpowiedź na jedno, bardzo ważne pytanie: dlaczego jesteś zainteresowany systemem i do czego chcesz go wykorzystać? Wszyscy znamy ogólnikowe cele, jednak w tym przypadku chodzi o konkretne potrzeby, które różnią się w poszczególnych firmach. Przed zdecydowaniem się na wdrożenie systemu przeprowadź wewnętrzny audyt rekrutacji.

Interesariuszami w procesie jest cały zespół, dlatego zaangażuj go w selekcję systemów. Przeprowadźcie burzę mózgów oraz wspólne odpowiedzcie na ważne pytania o specyfikę rekrutacji, kluczowe narzędzia ATS, typy mierników, które chcecie mierzyć itd. Mając pod ręką niezbędne dla firmy funkcjonalności oraz mile widziane opcje, rozpocznij research. Sprawdzaj poszczególne systemy pod względem określonych wymagań i zobacz, które z nich wypadają najlepiej. Następnie zobacz jaki jest stosunek liczby oferowanych funkcjonalności do ceny.

Jeżeli szukasz naprawdę dobrego ATS, które poradzi sobie z różnorodnymi zadaniami, polecam Ci lekturę naszego artykułu o narzędziach HR. Wspomniałem już wcześniej, że jako Workate nie jesteśmy ATS, jednak nasz system posiadana wbudowane funkcjonalności, które potrafią pomóc w większości przypadków. Kluczowe tutaj są więc Twoje wymagania.

Gdy już znalazłeś idealny ATS, rozważ spotkanie z konsultantami, aby ustalić komfortowy sposób wdrożenia. Przetestowanie możliwości systemu to proces, w którym Ty i współpracownicy będziecie potrzebować pomocy. Na tym etapie niezbędna jest ścisła komunikacja z działem wsparcia dostawcy. Wiemy jak ważne jest budowanie poczucia bezpieczeństwa podczas zapoznawania się z nowym rozwiązaniem, dlatego zawsze pozostajemy do dyspozycji i tłumaczymy wszystko w precyzyjny sposób. Jesteśmy mistrzami w jasnej komunikacji – nauczyliśmy się wchodzić w buty klientów, omijając w nich klątwę wiedzy. W efekcie nasza współpraca przyspiesza moment, w którym jesteś w stanie samodzielnie cieszyć się wszystkimi możliwościami systemu.


Efektywna rekrutacja na wyciągnięcie ręki

Gdy Ty dbasz o candidate experience, ATS zapewnia pozytywne doświadczenie Twojemu zespołowi. Wszystkie funkcjonalności tworzą z systemu asystenta, który zapamiętuje, porządkuje i raportuje, zwracając Ci ogrom czasu jaki możesz poświęcić na mądrą optymalizację procesu. Zaopiekowanie się rekrutacją na podstawowym poziomie oczyszcza umysł. Jeżeli nie musisz poświęcać trzech godzin na szperanie w mailach, masz szansę skupić się na analizie badań i tworzeniu kreatywnej strategii employer brandingowej. System ATS wykonuje zadania, które chociaż niezbędne dla sukcesu rekrutacji, nie muszą być wykonywane bezpośrednio przez Ciebie, abyś mógł poświęcić się działaniom, w którym Twoja wiedza i umiejętności realnie odróżnią Cię od innych pracodawców.

Dołącz do dyskusji
×