Rekrutacja z boku wygląda jak projekt “słoń” – wydaje się ciężka, a mnogość jej elementów potrafi przytłoczyć. Nie musisz jednak mierzyć się ze wszystkimi na raz. W poniższym przewodniku rozłożę ją na mniejsze elementy i pokażę jak zjeść tego słonia po kawałku.
Bez dwóch zdań, w rekrutacji można się pogubić. Mówię tu zarówno z perspektywy kandydata, jak i rekrutera. Aby do tego nie dopuścić, raz na jakiś czas warto żebyś rozłożył proces na czynniki pierwsze. Pomoże Ci to na dwa sposoby: zmniejszy strach przed wspomnianym słoniem i pozwoli ustalić skuteczny plan działania. Dlatego zanim zaczniesz stawiać pierwsze kroki, uporządkuj w głowie cały proces rekrutacji. W ten sposób przekonasz się, że znalezienie odpowiedniego kandydata w krótszym czasie jest naprawdę w zasięgu ręki.
eBook o tym, jak prowadzić nowoczesne procesy rekrutacyjne
Plan procesu rekrutacyjnego krok po kroku
Wycisz telefon, odłóż na chwilę wszystko co robisz i wskocz razem ze mną w rekrutację. Przejdziemy teraz wspólnie przez cały proces, a Ty zobaczysz jakie działania możesz podjąć, aby prowadzić go w jeszcze skuteczniejszy sposób.
1. Przeanalizuj potrzeby personalne i luki w talentach
Na początek analiza stanu obecnego. Jakich umiejętności potrzebuje firma? Których talentów brakuje obecnym pracownikom? Przyjrzyj się rotacji, planowanym awansom i strategii biznesowej na kolejny rok. Być może na Twoją firmę czekają wyzwania, z którymi nie jest w stanie zmierzyć się w obecnym składzie.
2. Utwórz skuteczny plan zatrudnienia
Zwizualizuj kolejny rok w postaci kalendarza. Oszacuj ilu nowych pracowników będzie potrzebował każdy z zespołów i zaznacz na osi czasu przewidywany termin rozpoczęcia rekrutacji. Dzięki temu Twoja firma zacznie zatrudniać nowe osoby z odpowiednim wyprzedzeniem. Przykładowo, jeżeli we wrześniu zespół IT będzie na zabój potrzebował nowego programisty (ze względu na wchodzący, duży projekt), dział HR powinien rozpocząć proces już w czerwcu. Niestety, ale nadal większość firm prowadzi rekrutację ASAP – to jednak reakcja w momencie, gdy jest już tak naprawdę za późno. Brak planowania prowadzi do tego że aż 55,2% firm w Polsce ogranicza inwestycje lub nie może zawierać nowych kontraktów ze względu na problemy kadrowe.
Wspomniany kalendarz powinien obejmować stanowiska do zatrudnienia w poszczególnych kwartałach, łączną liczbę pracowników oraz harmonogram każdej rekrutacji.
3. Stwórz mapę doświadczeń kandydata i procesu rekrutacji
Mapowanie to graficzne przedstawienie ścieżki, którą w tym przypadku musi przebyć kandydat, aby stać się pracownikiem Twojej firmy. Dlaczego warto w tej formie pracować nad procesem? Mapa doświadczeń pozwala zmienić perspektywę – patrzysz na rekrutację z lotu ptaka i jako kandydat równocześnie. Możesz dzięki temu w łatwy sposób zobaczyć problematyczne momenty lub etapy, które były do tej pory przez firmę zupełnie pomijane. Ta forma opiera się w końcu na rozrysowaniu wszystkich punktów styku firmy z kandydatem oraz dopisaniu jego myśli, odczuć i przekonań względem pracodawcy.
Jeżeli zdecydujesz się na tworzenie mapy doświadczeń, moją pierwszą poradą jest, abyś zaprosił do tego procesu wszystkie zaangażowane w rekrutację osoby. Nie ograniczaj się jedynie do zespołu HR – perspektywa marketingowców, grafików, programistów czy copywriterów jest cenną wartością dodaną. A jeżeli uda Ci się zaprosić kandydatów, uzyskasz informacje od samego źródła!
4. Jakich narzędzi potrzebujesz, aby wcielić plan w życie?
Plany planami – co możesz zrobić, aby doczekały się realizacji? Mam nadzieję, że korzystasz już ze skutecznych narzędzi HR, które wspierają rekrutację. Przed każdym procesem powinieneś jednak zrobić ich przegląd. Optymalizacja zatrudniania i dokładne planowanie polega między innymi na tym, aby przyjrzeć się stosowanym rozwiązaniom i osiągniętym z ich pomocą efektom. Płacenie za coś, co nie daje oczekiwanych rezultatów mija się przecież z celem.
Dobierając odpowiednie narzędzia pamiętaj również o ich dostępności dla wszystkich pracowników zaangażowanych w rekrutację – cennik niektórych z platform zależy od liczby użytkowników, ale istnieją też takie (jak Workate), w których rozmiar zespołu jest nieograniczony. Inną, równie ważną kwestią jest umiejętność korzystania z poszczególnych rozwiązań. Przykładowo, czy każda osoba wie dokładnie jak działa platforma ATS? Zadbaj o to, aby pracownicy swobodnie posługiwali się wybranymi narzędziami. Przepalony budżet to bowiem jedno. Drugie, to niewykorzystany potencjał stosowanych rozwiązań.
5. Napisz konkretne opisy stanowisk
Jest to najważniejszy dokument w procesie! Przygotowany prawidłowo pozwala zachować porządek oraz zmniejsza koszty zatrudnienia właściwego pracownika.
Zanim przejdę do odpowiedzi co to znaczy “prawidłowo”, skupię się na wymaganiach. Jest to w końcu pierwszy krok do stworzenia opisu. Określ więc oczekiwania względem kandydatów aplikujących na konkretne stanowisko. Jakich umiejętności szukasz? Ustal codzienne obowiązki nowego pracownika, cel jego pracy i zastanów się jakimi cechami charakteru powinien się wyróżniać. Spotkaj się z menedżerami poszczególnych działów oraz kierownikami ds. rekrutacji – pomoże Ci to zrozumieć potrzeby oraz rolę każdego stanowiska. Ustandaryzowanie etapu osiągniesz, porządkując wymagania według kategorii: doświadczenie zawodowe, edukacja, znajomość języków, umiejętności (twarde i miękkie), wiedza specjalistyczna, akredytacja zawodowa, cechy osobiste i predyspozycje psychofizyczne.
Wymagania już masz. Co zatem powinieneś zrobić dalej, aby prawidłowo napisać opisy stanowiska? Przede wszystkim, twórz je według jednego ustalonego klucza. Oprócz oczekiwanych kompetencji, opisz też rolę stanowiska w organizacji, predyspozycje, odpowiedzialność i zagrożenia wynikające z pracy. Do tych danych dodaj też dokładne informacje uzyskane od pracowników, które z pewnością pokażą bardziej praktyczną stronę stanowiska. Ostatnią, ale nie mniej ważną kwestią jest to, abyś regularnie aktualizował opisy.
6. Porównaj budżet na rekrutację i jej realny koszt
W tym kroku potrzebujesz oszacować możliwości firmy, a następnie dokładnie obliczyć koszt rekrutacji. O ile szacowany budżet idealnie pokrywa się z wydatkami, wszystko jest w porządku. Jeżeli jednak koszty przewyższają zasoby organizacji, zastanów się gdzie leży problem i co możesz zrobić, aby naprawić obecną sytuację. Pomocna jest wnikliwa analiza procesu, której celem jest znalezienie obszarów, w których przepalacie budżet. O ile oczywiście tak jest. Jeżeli zlokalizujesz punkty zapalne procesu będziesz mógł wdrożyć rozwiązania, dzięki którym firma zaoszczędzi pieniądze, zwiększając budżet na rekrutację.
7. Stwórz persony kandydatów
Persony to profile osób, które chcesz przyciągnąć do swojej firmy najmocniej. Tworzy się je na podstawie oczekiwań względem nowych pracowników, ale również realiów rynku (tutaj przydają się dane demograficzne odwiedzających zakładkę kariera i ogłoszenia o pracę). W pierwszym kroku powinieneś wyłonić grupę docelową, która zawiera ogół informacji o potencjalnych kandydatach. Następnie skup się na szczegółach, czyli na konkretnym profilu osoby, która najlepiej pasuje do Twojej firmy (pod względem kompetencji i wyznawanych wartości).
Co daje praca z personami? W bardzo dużym skrócie: dopasowany do indywidualnych potrzeb proces rekrutacji (np. ciekawsza oferta pracy), a tym samym, zwiększenie szansy na zatrudnienie odpowiednich kandydatów.
8. Daj kandydatowi szansę poznać Twoją firmę
Największym wyzwaniem na tym etapie jest uświadomienie sobie jednego: niekoniecznie to, co jest ważne z perspektywy organizacji, jest równie istotne dla kandydata. Dlatego zanim zaczniesz planować działania, wejdź w jego buty i zastanów się, czego chce się dowiedzieć o przyszłym pracodawcy. Celem do osiągnięcia jest łatwe wyobrażenie sobie, jak to jest być częścią organizacji. Aby to zrobić, musisz zaprosić kandydata do poznania nowego środowiska od kuchni.
Bardzo dobrym na to sposobem jest oddanie głosu pracownikom. Obecny zespół najlepiej opowie o panującej w firmie atmosferze, warunkach pracy i wyznawanych wartościach. Wiarygodność wypowiedzi sprawia, że usłyszane przez kandydata opinie weryfikują jego własne przekonania.
Co zatem pozwoli mu poznać pracowników? Możesz dla przykładu założyć firmowego bloga, w zakładce Kariera opowiedzieć ich historie, okraszając je inspirującymi zdjęciami, nagrać film promocyjny oparty na storytellingu oraz zapraszać wybrane osoby na spotkania rekrutacyjne z kandydatem. Sposobów jest mnóstwo i bez większego problemu dostosujesz je do możliwości swojej firmy. Pro tip: Pamiętaj, aby pokazywać firmę na każdym etapie rekrutacji – w tym celu skorzystaj z candidate journey map.
9. Gdzie będziesz szukać potencjalnych pracowników?
Istnieje wiele źródeł pozyskiwania kandydatów. Ważne, abyś dobrał te, które są najlepsze dla Twojej firmy i danego stanowiska. W selekcji nieocenione są persony, budżet oraz mierzenie efektywności kanałów rekrutacji. Musisz dobrze wiedzieć gdzie ofert szukają najciekawsi kandydaci, ile możesz wydać na ich pozyskanie oraz jak dużo (i jakiej jakości) aplikacji przychodziło z danego źródła podczas poprzednich procesów.
Bardzo ważnym kanałem pozyskania kandydatów jest własna baza firmy tzw. “talent pool”. W Workate możesz zbierać dane dotyczące aplikujących osób, tworząc tym samym centrum informacji o potencjalnych pracownikach. Wirtualne komentarze, intuicyjne oceny, podpięte CV pomogą Ci szybko wyszukać konkretne osoby i odezwać się do nich w przyszłości.
10. Stwórz ciekawą ofertę pracy, która przyciągnie odpowiednich kandydatów
W poprzednich krokach przygotowałeś opis stanowiska i persony kandydatów. Możesz więc zabrać się za tworzenie ciekawej oferty pracy. Po mieście czasem warto chodzić skrótami, w rekrutacji zdecydowanie się to nie opłaca. Dlatego nigdy nie omijaj żadnego z etapów, zwłaszcza tych poświęconych poznaniu potrzeb.
Ciekawa oferta pracy jest ciekawa dla… kandydata. Wejdź w jego buty (a nie powinno być to trudne, skoro masz już personę) i zastanów się, co chciałby przeczytać w ogłoszeniu. Badania candidate experience wskazują jednoznacznie na zwięzły i jasny język, dokładne informacje (np. dotyczące wynagrodzenia) i podkreślenie korzyści. Puste slogany oraz obszerne rozprawki na temat firmy skutecznie zmniejszają poziom atrakcyjności oferty.
O tym, co najbardziej interesuje kandydatów w poszczególnych ogłoszeniach, dowiesz się z modułu analizy zachowania użytkowników na ofercie pracy Workate. Zbieramy w nim m.in. dane dotyczące najchętniej klikanych informacji, dzięki czemu wiesz, które elementy przyciągają, a które są zupełnie pomijane. Na tej podstawie możesz z łatwością optymalizować zawartość swojego ogłoszenia.
11. Jak będziesz selekcjonować kandydatów?
Jasno zdefiniuj proces selekcji kandydatów: jakich narzędzi użyjesz, ile etapów przewidujesz oraz kto będzie aktywnie uczestniczył w tym procesie i zadecyduje o zatrudnieniu.
Jaka jest skuteczna selekcja kandydatów? Przede wszystkim ustandaryzowana. Możesz używać w niej kilku narzędzi, jednak przy każdym kandydacie potrzebujesz tego samego klucza. Selekcja powinna opierać się przede wszystkim na dowodach i obiektywizmie. Dlatego ostateczną decyzję warto podjąć przynajmniej w dwie osoby.
Ważnymi narzędziami w selekcji są rozmowy rekrutacyjne. Wstępne interview przez telefon jest pierwszym etapem lejka – dzięki niej jesteś w stanie ocenić potencjał kandydata i jego dopasowanie do organizacji. Każdy pracodawca posiada w końcu potrzeby oraz oczekiwania, które nie podlegają negocjacjom. Jeżeli w trakcie interview wyłapiesz osoby niespełniające podstawowych wymagań, zaoszczędzisz sporo czasu, zapraszając do kolejnego etapu jedynie tych, którzy mają największe szanse na zatrudnienie. Rozmowa rekrutacyjna w biurze to z kolei punkt kulminacyjny, czyli moment pogłębienia informacji dla obu stron. Ważne jest dokładne przygotowanie, ale jeszcze ważniejsze – nastawienie. Traktuj więc to spotkanie jako faktyczną rozmowę, a nie przesłuchanie, dbając równocześnie o uzyskanie potrzebnych dla pracodawcy informacji, jak i spełnienie potrzeb kandydata.
12. Ustal plan rekrutacji na czas kryzysu i zastanów się czego naprawdę potrzebują kandydaci
Myślę, że wydarzenia związane z epidemią koronawirusa pokazały, że nawet jeżeli w danej minucie sytuacja jest stabilna, następnego dnia firma może przeżyć prawdziwe zatrzęsienie. Przeróżne kryzysy (globalne czy w skali mikro) są równocześnie szansą na optymalizację procesów i podjęcie właściwych decyzji. Być może zabrzmi to banalnie, ale kryzys często przychodzi właśnie dlatego, że boimy się zmiany. A status quo niestety nie może trwać wiecznie – w bezruchu nie ma rozwoju.
W tym punkcie polecam Ci przede wszystkim zawsze sprawdzać czy podejmowane działania wspierają pozytywne candidate experience. Traktuj kandydatów jak ludzi i sprawdzaj czy proponowane rozwiązania spełniają ich potrzeby oraz dają wsparcie.
13. Stwórz Candidate Value Proposition
Dlaczego miałbym dołączyć właśnie do tej firmy? – to pytanie, które spędza sen z powiek kandydatowi. Szczególnie, jeżeli nie może znaleźć na nie odpowiedzi. Jak możesz się domyślać, Twoim zdaniem jest podsunięcie jej pod nos.
CVP to wartości, które budują unikalną ofertę pracodawcy. Odstaw na bok benefity, “przyjazną atmosferę”, wychwalanie firmy czy zwyczajne naciąganie rzeczywistości. Skup się na prawdziwej tożsamości organizacji, jej aspiracjach i wizerunku. Zastanów się czego szuka konkretna grupa kandydatów oraz co możesz im zaoferować. A później, zbuduj wokół tego komunikację. Pro tip: hasło promocyjne jest oczywiście ogromnie ważne, ale pójdź dalej. CVP możesz odzwierciedlać również w strategii employer brandingowej, szacie graficznej zakładki Kariera, filmach promocyjnych i tak dalej. Candidate Value Proposition to przede wszystkim przewodnik po tym jak mówić do kandydatów.
14. Zastanów się kiedy i jak złożysz ofertę wybranemu kandydatowi?
Tworząc strategię ustal kto w poszczególnych procesach powinien złożyć ofertę i negocjować z wybranym kandydatem. W przypadku budowania relacji równie istotne jest spisanie jasnych zasad i skutecznych metod. Przydadzą się one zwłaszcza przy negocjacjach, które są etapem wyjątkowo stresującym dla obu stron.
W negocjacji najważniejsze jest budowanie relacji. Porównanie rekrutera do handlowca być może zabrzmi dla Ciebie ostro, odzierając proces z ludzkiej warstwy. Dla mnie jednak skuteczna sprzedaż to nie kreowanie pragnienia, a odpowiedzenie na realne potrzeby. A żeby to zrobić, potrzebujesz dobrze poznać kandydata, adekwatnie ocenić jego zachowanie i stać się zaufanym doradcą oraz partnerem.
15. Sprecyzuj jak będzie wyglądać preonboarding i onboarding nowego pracownika
Zaakceptowanie oferty przez kandydata to nie koniec rekrutacji. To, co dzieje się zaraz po tym, jest kluczowe dla motywacji nowego pracownika. Dlatego nie pozostawiaj go samemu sobie.
Zastanów się, co obiecałeś kandydatowi i co możesz zrobić, aby spełnić złożoną obietnicę. Angażując pozostałe osoby z zespołu, ustal zadania, które musicie wykonać w ramach preonboardingu (czyli przed pierwszym dniem pracy nowego pracownika). Stwórz też harmonogram działań w pierwszych miesiącach w firmie – ich celem jest przemienienie onboardingu w pozytywne doświadczenie.
16. Zadbaj o candidate experience i naucz się je mierzyć
CX to suma doświadczeń, które kandydat zdobywa na swojej drodze w trakcie rekrutacji. Po stworzeniu candidate journey map wiesz już, że owa ścieżka nie zaczyna się dopiero przy aplikacji na stanowisko, a już na etapie szukania pracy. Kończy się za to w momencie onboardingu.
Co powinieneś zrobić, aby rekrutacja (i generalnie procesy HR) budowały pozytywne candidate experience? Zadbać o to, aby były jak najbardziej ludzkie. Ciężko jest jednak ocenić poziom empatii w rekrutacji bez mierzenia CX. Najprostszym na to sposobem jest badanie kandydatów, którzy aplikują do Twojej firmy. Zbierany od nich feedback będzie pełnił dla Ciebie źródło cennych informacji i wskazówek co robić, aby rekrutacja była pozytywnym doświadczeniem. Drugim cennym punktem zaczepienia są regularnie przeprowadzane badania candidate experience. Dzięki nim, dowiesz się na przykład, że 8/10 kandydatów w przypadku odrzucenia w procesie rekrutacji chciałoby otrzymać wiadomość e-mail od rekrutera.
17. Regularnie usprawniaj proces rekrutacji, zmieniając jego drobne elementy
Uwaga, poleci nieoczywista oczywistość: najlepsze rozwiązania to zazwyczaj te najprostsze. Dlatego zamiast kombinować, patrz przede wszystkim na candidate experience.
Pamiętaj też o dzieleniu słonia na kawałki. Rekrutację możesz usprawniać krok po kroku, optymalizując po kolei wybrane obszary. Przykładowo, ogromną różnicę zrobisz, jeżeli zaczniesz dzielić się z kandydatami powodami niezakwalifikowania. Innym elementem wartym rozważenia na początek jest mierzenie rekrutacyjnych KPI, bo to dzięki wynikom dowiesz się, co nie działa i wymaga poprawy.
18. Dobieraj źródła pozyskania kandydatów tak, aby nie przepalać budżetu
KPI przydadzą się także w przypadku optymalizacji platform, na których chcesz opublikować oferty pracy. Bez sensu jest w końcu płacić za portal, z którego nie pozyskujesz kandydatów. Głównym KPI do mierzenia w tym przypadku jest efektywność kanałów rekrutacji, który pokazuje ile aplikacji przychodzi z danego miejsca. Warto jednak wziąć także pod uwagę koszty poszczególnych źródeł oraz jakość aplikacji, które z niego spływają (współczynnik zaakceptowanych kandydatów do wszystkich przesłanych zgłoszeń).
Pomocne w optymalizacji źródeł pozyskiwania kandydatów są również persony. Dzięki nim lepiej poznasz aplikujące osoby i tym samym, dowiesz się jakie strony odwiedzają. Zresztą, z personą łatwiej stworzysz też odpowiednią ofertę.
W przypadku optymalizacji źródeł warto dodać dwa słowa na temat firmowej bazy talentów. Osoba, która już trafiła na Twoje ogłoszenie i wykazała zainteresowanie firmą, jest zarazem potencjalnym kandydatem w przyszłych procesach. Dla przykładu dzięki bazie Workate masz pod ręką każdy proces, każdą aplikującą osobę i informacje na jej temat. Intuicyjne oceny oraz komentarze pozwalają Ci szybko wyszukać pożądane osoby i odezwać się do nich w trakcie nowej rekrutacji. Budowana regularnie baza nawet po paru miesiącach da Ci prawdziwą przewagę nad konkurencją.
Regularna analiza i optymalizacja to klucz do sukcesu
Słoń zjedzony po kawałku. Nie było tak źle, prawda? Na koniec chcę Ci jedynie napisać, abyś regularnie sprawdzał wdrożone rozwiązania. Teraz Twój plan może być idealny, ale materia ludzka jest zmienna, przez co już za parę miesięcy obecne ustalenia mogą stracić ważność. Dlatego mierz candidate experience, rekrutacyjne KPI, rozmawiaj z pracownikami oraz weryfikuj cele firmy. Dopiero w ten sposób będziesz w stanie znaleźć dopasowanego pracownika w krótszym czasie i mniejszym kosztem.
eBook o tym, jak prowadzić nowoczesne procesy rekrutacyjne
