Z boku mapowanie doświadczeń może wyglądać jak relaks z fruwającymi wokół kolorowymi karteczkami. A gdybym powiedział Ci, że owa zabawa pozwala wyłonić prawdziwe problemy i stworzyć rozwiązania dopasowane do potrzeb kandydatów? Mapowanie, zachęcając Cię do wstania od biurka, zmieni Twoją perspektywę oraz zdejmie klapki z oczu. I właśnie dzięki temu będziesz w stanie wdrożyć pozytywne zmiany w procesie rekrutacji.
Rekrutacja nie dla kandydatów
W projektowaniu procesów rekrutacyjnych nie chodzi o to ile się robi, ale jak. Możesz z zespołem wprowadzać ogrom nowych optymalizacji, ostatecznie nie osiągając wymarzonego celu. Kluczowym pytaniem jest bowiem to, czyje potrzeby chcesz przede wszystkim spełnić? Firmy czy kandydata?
Oczekiwania obu stron tak naprawdę pokrywają się w wielu punktach. Istotne jest jednak podejście – wychodząc jedynie z perspektywy spełniania potrzeb firmy, prawdopodobnie nie zaspokoisz oczekiwań kandydata. Jednak jeżeli zmienisz swoje nastawienie i zwrócisz uwagę na to, czego szuka aplikująca osoba, diametralnie zwiększysz szanse na przeprowadzenie skutecznej rekrutacji.
Problemem dla wielu pracodawców jest właśnie to, aby tworzyć rozwiązania odpowiadające na rzeczywiste potrzeby kandydatów. Czasami nasze założenia nie mają zupełnie przełożenia na realia, przez co kończą się fiaskiem. Sam pewnie znasz to z życia codziennego, gdy idziesz wydeptaną ścieżką zamiast zaplanowanym chodnikiem lub otwierasz saszetkę z cukrem rozrywając jej koniec, a nie przełamując w środku. Niezależnie od rynku, rozwiązania całkowicie mijające się z rzeczywistymi potrzebami użytkowników, są przez nich odrzucane.
Wiem, że zmiana nastawienia jest najtrudniejsza w całym procesie. Niestety, nie ma tutaj skrótów. To najważniejszy i zarazem pierwszy krok, który musisz wykonać razem ze swoją firmą. Pamiętaj jednak, że nie jest to widzimisię ani syzyfowa praca. To strategiczne działanie, które dobrze poprowadzone, daje widoczne rezultaty. Jeżeli pokażesz zespołowi co robić, aby spełnić potrzeby kandydatów, zapewnisz im też większą motywację oraz szansę na rozwój. Poznawanie aplikujących osób, analiza ich doświadczeń, wyciąganie wniosków i tworzenie na ich podstawie rozwiązań da pracownikom zupełnie nowe możliwości.
Synchronizacja w firmie: czy gramy do jednej bramki?
Drugim problemem jest zespołowość firmy. Chociaż w tej samej organizacji, to na różnych frontach – tak niestety bardzo często wygląda współpraca między działami. Odwieczne batalie między HR-em a “biznesem” spędzają pracownikom sen z powiek i niepotrzebnie pogłębiają konflikty. Niestety, ale działanie w silosach firmowych sprawia, że wspólna strategia gdzieś umyka. Każdy zespół pracuje na swoje cele, które niekiedy są ze sobą sprzeczne. To właśnie taki rozłam często powoduje, że projektowanie procesu rekrutacji jest drogą przez mękę. Jak tu stworzyć coś wspólnie, gdy pracownikom brakuje wzajemnego zrozumienia i zaufania?
Alternatywą dla silosów jest na przykład podejście procesowe, które skupia uwagę pracowników na funkcji, którą pełnią w konkretnym procesie. Celem jest wykonanie zadania, a każdy zaangażowany w działanie pracownik, niezależnie od swojego stanowiska i działu robi wszystko, aby wywiązać się z powierzonych obowiązków. W podejściu procesowym nie przyczepia się etykiet innym pracownikom (“jesteś z marketingu”), tylko zwraca uwagę na umiejętności i talenty, które mogą przydać się w danej sytuacji. Już nie od dziś wiemy, że różnorodność jest bardzo dużą zaletą firm, a dystans i obiektywizm osób z innych działów może okazać się nieocenioną pomocą.
Piszę o tym dlatego, że mapowanie doświadczeń dla osiągnięcia sukcesu, wymaga zmiany perspektywy oraz pracy wszystkich zaangażowanych osób. I nie, nie mówię jedynie o dziale HR.
Na czym polega mapowanie doświadczeń
Mapowanie to nic innego jak graficzne przedstawienie procesu czy ścieżki, którą przebędzie kandydat. Mapować możesz także jej fragment, jeżeli potrzebujesz z zespołem skupić się na konkretnych sytuacjach.
Jest to bardzo przydatna metoda, ponieważ wymaga od pracowników zmiany perspektywy. Mapowanie pozwala w końcu spojrzeć na proces równocześnie oczami kandydata i firmy. Mamy więc rozdzielenie perspektyw oraz połączenie ich w punktach styku. Przedstawiając proces w formie mapy zaczniesz traktować go jako machinę i sprawdzisz, co funkcjonuje w nim prawidłowo.
Co warto wziąć pod uwagę? Przykładowo tworząc candidate journey map (mapę ścieżki kandydata) potrzebujesz uwzględnić jego myśli, odczucia i przekonania względem firmy na poszczególnych etapach rekrutacji.
Korzyści mapowania doświadczeń
Mapowanie doświadczeń da Ci to, czego nie zapewni tradycyjna forma zarządzania:
- Powiew świeżości i budowanie samoświadomości
Mapowanie pozwala uzyskać Tobie oraz zespołowi nową perspektywę. Zderzenie wizji pracowników działających przy rekrutacji z doświadczeniem kandydata jest inspiracją do wdrożenia ciekawych rozwiązań oraz szansą na spojrzenie na proces w obiektywny sposób. Dzięki temu zwiększasz też świadomość – zauważasz nowe rzeczy lub widzisz te znane w zupełnie nowym świetle.
- Lokalizacja punktów zapalnych
Wiesz, że dzwonią, ale nie wiesz w którym kościele – świadomość procesu sprowadza się do tego, że w końcu możesz zlokalizować punkty, które skutecznie blokują rekrutację. Perspektywa mapy (czyli de facto lotu ptaka) daje o wiele lepszy wgląd w działania niż sterta dokumentów na biurku.
- Otwartość
Przejście na mapowanie doświadczeń to pierwszy krok do zmiany. Pracowanie w ten sposób nad rekrutacją otworzy pracowników na wdrożenie nowych rozwiązań i rozpali ich kreatywność. W końcu stworzenie mapy wymaga wstania od biurka oraz ścisłej współpracy – jak prawdziwy zespół.
Mapowanie rekrutacji
Co zatem mapować? Rekrutację rzecz jasna. Wspominałem wyżej o candidate journey map – to jeden z przykładów. Tak naprawdę temat mapy zależy przede wszystkim od potrzeb firmy. Możesz skupić się na całym procesie lub rozpracować jedynie moment zapoznania się z ofertą pracy czy onboarding. Zanim przejdziesz z zespołem do pracy, omów z nimi potrzeby. Być może najmocniej borykacie się z jakimś jednym, konkretnym problemem?
Uważam też, że jeżeli jest to Wasze pierwsze zderzenie z mapowaniem doświadczeń, warto skupić się najpierw na wycinku rekrutacji. Przydatne jest tutaj metoda peak-end rule, według której zamiast koncentrować się na całej ścieżce rekrutacyjnej, wraz z zespołem wybierasz dwa najważniejsze momenty. Jednym z nich jest punkt szczytowy, który wywołuje najsilniejsze emocje u kandydata (pozytywne lub negatywne) oraz końcowy. Metoda jest o tyle dobra, że wykorzystuje wiedzę dotyczącą ludzkiej pamięci, opartą o badania noblisty, Daniela Kahnemana. Przeżywane doświadczenia pamiętamy bardziej jako serię ujęć, niż cały film czy nawet katalog zdjęć. Z tego powodu warto, abyś skupił się w pierwszej kolejności na kluczowych momentach o największym wpływie na kandydata oraz ostatnim punkcie styku – ostatnie wrażenie jest w końcu tym, które zostaje w pamięci na dłużej.
Skuteczne mapowanie czyli jakie?
A teraz kilka porad, dzięki którym będziesz z zespołem tworzył o wiele lepsze mapy doświadczeń:
1. Zaproś do mapowania pracowników z innego działu
Działajcie procesowo, a nie silosowo. W końcu rekrutacja jest ważna dla całej firmy, a nie tylko działu HR. Osoby pracujące np. w marketingu poprzez swój dystans do projektowania procesu, mogą podzielić się naprawdę cennymi uwagami. Zobaczysz zresztą w trakcie mapowania, jak wiele elementów zależy od pracowników innych działów i jak silny wpływ macie na siebie nawzajem. Wspólne mapowanie ma również szansę przełożyć się na ustalanie pokrewnych celów i skuteczniejsze wdrażanie strategii firmy.
2. Zapewnij przestrzeń do pracy i duuużo ściany
Tworzenie mapy to praca zespołowa. Potrzebujesz więc pomieścić wszystkich zaangażowanych pracowników i zaaranżować salę tak, aby zapewnić dostęp do mapy. Niektórzy preferują duże arkusze papieru, inne firmy pracują na tablicach lub szklanych ścianach – to już zostawiam Tobie do wyboru.
3. Przygotuj kolorowe post-ity i markery
Każdy pracownik działający przy mapie potrzebuje mieć swój kolor karteczek (nie mogą się one powtarzać). Dzięki temu mapa będzie uporządkowana, a każda osoba szybko znajdzie swoje myśli.
4. Wypisz z zespołem WSZYSTKIE punkty styku i działania
Mapa jest podobna do burzy mózgów. W pierwszym etapie chodzi więc o to, aby wypisać wszystko, co pojawia się w głowie. Nie słuchaj swojego krytyka, który mówi, że nie warto wspomnieć o czekaniu przez kandydata na odpowiedź rekrutera, tylko spisz to od razu. Zwracaj też uwagę, aby pracownicy nie krytykowali siebie nawzajem.
5. Wybierz osobę, która będzie prowadziła proces tworzenia mapy
Jeżeli nie chcesz bezpowrotnie pochłonąć się w mapowaniu, jedna osoba z zespołu powinna objąć funkcję prowadzącego “facylitatora”, który pilnuje struktury spotkania. Zadaniami tej osoby będzie wyliczanie czasu na konkretne zadania, czytanie na głos treści z karteczek, pilnowanie porządku na ścianie itd.
6. Zwracaj uwagę na czytelność
Każdy uczestnik musi pisać wyraźnie i w jasny dla wszystkich sposób. Trudne do odgadnięcia skrótowce zupełnie się tutaj nie sprawdzą. Prostym tipem jest także to, aby pisać WIELKIMI LITERAMI – to zdecydowanie zwiększa czytelność pisma i ułatwia zapoznanie się z treścią karteczek z dalszej odległości.
7. Aktualizuj mapy
Ta zasada przydaje się zawsze. Jeżeli zmieniasz coś w procesie, zmienia się automatycznie mapa. Dlatego dbaj o to, aby oddawała ona bieżące realia.
8. Zaproś kandydata lub nowego pracownika do mapowania
Im większa dywersyfikacja, tym lepiej. Najlepsze działy projektowe tworząc rozwiązania dla nowych użytkowników, zapraszają do procesu swoich klientów. Jest to w końcu szansa na to, aby uzyskać niezbędne do optymalizacji informacje i dowiedzieć się jak to wygląda z perspektywy zupełnie innej osoby.
9. Przygotuj zebrany od kandydatów feedback
Oprócz kandydata w żywej formie, warto podczas mapowania mieć także informacje zwrotne zebrane podczas ankiet i badań NPS. Traktuj je jednak jako uzupełnienie tego, co już wypisałeś z zespołem.
Pora na Twoją pierwszą mapę!
Tworzenie mapy to ciekawa praca, która opiera się przede wszystkim na działaniu. Niestety, wiele firm pogrąża się w niekończących się debatach. Oczywiście nie zrozum mnie źle – warto i wręcz trzeba rozmawiać, jednak najważniejszy jest kolejny krok, czyli to, jak ta rozmowa przełoży się na konkretne kroki.
Mapowanie daje zespołowi również poczucie sprawczości i naprawdę, ale to naprawdę pozwala poznać różne perspektywy, w tym punkt widzenia kandydata. A to, jak powtarzam zawsze, jest kluczowe do stworzenia skutecznej rekrutacji.
