Rzadko lubimy zamykać się ramach. Są jednak sytuacje, w którym jest to klucz do sukcesu. Tym przypadkiem jest opis stanowiska pracy. To nic innego jak esencja kompetencji pracownika i niezbędna wskazówka dla wielu procesów HR, w tym rekrutacji. To przewodnik, dzięki któremu wszystko jest jasne, a Ty wraz z zespołem wiesz co i jak robić.
Dlaczego potrzebujesz opisu stanowiska pracy? Jaki jest jego cel?
Opis stanowiska pracy (OSP) to tak naprawdę jeden z najważniejszych dokumentów w procesie zarządzania zasobami ludzkimi. To wyjściowa, dzięki której możesz lepiej zarządzać rekrutacją, ścieżką rozwoju pracownika i jego oceną czy budować prawidłową strukturę firmy. Opis potrzebujesz stworzyć w momencie, gdy chcesz sprecyzować dokładne wymagania wobec potencjalnych kandydatów. Porządnie stworzony OSP pomoże Ci napisać ogłoszenie o pracę, którym przyciągniesz odpowiednich kandydatów.
Innym celem opisu stanowiska pracy jest uporządkowanie i zestawienie kompetencji pracowników. OSP w Twojej firmie w łatwy sposób pokaże Ci ile ludzi masz w konkretnych działach. Zobaczysz też jakich talentów i umiejętności może brakować w zespole.
Niezależnie od funkcji opisu, bardzo ważne jest, aby stworzyć go w przemyślany sposób. Do porad i metod dojdę w późniejszej części artykułu, ale chcę abyś już teraz zapamiętał jedno – OSP nie jest czymś, co stworzysz raz i basta. Opis stanowiska pracy trzeba regularnie aktualizować, dopasowując go do zmian wprowadzonych w firmie.
Jakie korzyści da Ci dobry opis stanowiska pracy?
Już wiesz, że OSP pozwala zachować porządek i hierarchię zadań oraz poprawia efektywność procesów rekrutacyjnych. Zapanowanie nad chaosem to jednak nie jedyna korzyść opisu stanowiska pracy. To zaledwie początek.
OSP umożliwia stworzenie przejrzystej struktury organizacji. Co więcej, odciąża menedżerów i umożliwia zrozumiały podział odpowiedzialności. Innymi słowy, daje szansę na zakończenie ery niejasności w firmie. Porządek z kolei zmniejsza konflikty pomiędzy pracownikami. Podział obowiązków i system okresowych ocen są klarowne dla wszystkich, a wymagania i polityka finansowa uspójnione. Gdy pracownicy wiedzą jakich umiejętności się od nich wymaga na poszczególnych szczeblach, są bardziej usatysfakcjonowani z pracy. A dobrą atmosferę wewnątrz firmy widać na zewnątrz. Dzięki temu, potencjalni kandydaci czy klienci postrzegają firmę jako odpowiedzialnego, rzetelnego i wiarygodnego pracodawcę.
Jak i kiedy stworzyć opis stanowiska pracy?
Aby dowiedzieć się jak stworzyć właściwy OSP, warto najpierw ustalić dobry na to moment. Dosyć oczywistym jest powstanie nowej organizacji i budowanie jej struktur od 0. Opis warto napisać również przed tworzeniem nowych zespołów i działów komórek w firmie lub gdy planowana jest jej restrukturyzacja. Nowych opisów stanowiska pracy będziesz potrzebować również wtedy, gdy chcesz dezaktualizować istniejące i na nowo zweryfikować potrzebne kompetencje. Innym momentem, który świadczy o popełnionych wcześniej błędach w tworzeniu OSP, jest panujący w firmie chaos i długie, mało konkretne opisy.
Poniżej znajdziesz 6 wskazówek, które pomogą Ci stworzyć dobry opis stanowiska pracy. Niech będzie to Twój przewodnik po procesie.
Skup się (nie tylko) na kompetencjach
W ostatniej części tekstu dowiesz się, co dokładnie powinno znaleźć się w OSP. W tym punkcie chcę zwrócić uwagę na to, że nie chodzi jedynie o kompetencje. Podejdź kompleksowo do tworzenia opisu. Znaleźć się w nim powinny wszystkie ważne informacje, które składają się na specyfikę danego stanowiska. Dlatego oprócz umiejętności, powinieneś zawrzeć tam między innymi informacje na temat środowiska pracy, wymagań, uprawnień do wykonywania różnych czynności, oczekiwanych efektów pracy i zagrożeń wynikających z niej.
Stwórz zunifikowany arkusz i bazę pojęć
Aby zespół mógł dobrze funkcjonować i prowadzić przejrzystą komunikację, potrzebuje znaleźć dla siebie wspólny język. Tym właśnie w przypadku OSP jest zunifikowany arkusz i baza pojęć. Dzięki nim, każda osoba będzie tworzyła opis na bazie jednego klucza. Otrzymujesz w ten sposób zbiór OSP, które możesz bez problemu porównywać.
Uwzględnij rolę stanowiska w organizacji
Tworząc opis stanowiska pracy, spójrz na nie z szerszej perspektywy. Przeanalizuj jego cel, miejsce w strukturze i potencjał rozwojowy (także w kontekście wpływu na rozwój firmy). Uwzględnij formy zależności, podległości służbowej czy hierarchii. Każda osoba w firmie ma w końcu wpływ nie tylko na swoich najbliższych współpracowników, ale na całą organizację. Jeżeli będziesz uwzględniać tę rolę, pozytywnie wpłyniesz na poczucie wartości pracownika, zwiększając jego motywację do pracy.
Rozmawiaj, badaj, pytaj
Opis nie jest zbiorem pustych faktów. Dotyczy on drugiej osoby. Dlatego aby jak najlepiej opisać jej kompetencje, środowisko i zadania, potrzebujesz wstać od biurka i zrobić badania w swojej firmie. Przeprowadź wywiady z kluczowymi osobami w organizacji (mam tutaj na myśli kadrę zarządzającą, menedżerów i ekspertów). Porozmawiaj z współpracownikami i poznaj ich perspektywę. Nie zapomnij też o pracownikach na danym stanowisku, gdy chcesz zaktualizować opis lub przeprowadzić rekrutację. Przydatnym narzędziem uzupełniającym wywiady są ankiety.
Pamiętaj, aby zebrane dane przeanalizować pod kątem struktury firmy. W swojej pracy uwzględnij więc dokumentację kadrową i organizacyjną. Dopiero gdy spojrzysz na stanowisko z różnych stron, będziesz mógł prawidłowo ustalić wymagany zakres kompetencji, odpowiedzialności i sposoby jego weryfikacji.
Nie wierz w uniwersalne opisy
Wyżej wspomniałem o zunifikowanym arkuszu. Jednakowy punkt wyjścia jest bardzo ważny, ale pamiętaj, że każde stanowisko to zupełnie inna historia. Dlatego podchodź indywidualnie do każdego OSP. Nie idź na skróty, korzystając z gotowych wzorów lub kopiując te same sformułowania. Zamień się w naukowca i badaj konkretny przypadek – dopiero w ten sposób będziesz mógł stworzyć autentyczny opis stanowiska.
Aktualizuj
Chyba najczęstszym błędem jest traktowanie stworzenia OSP jako jednorazowego zadania. Pamiętaj, że aby opisy stanowisk przyniosły organizacji wymierne korzyści, konieczne jest regularne aktualizowanie danych, na przykład przed rozpoczęciem nowej rekrutacji. Tworzenie opisu to w końcu proces – każda wprowadzona w firmie zmiana organizacyjna musi mieć w nim odzwierciedlenie.
Co powinien zawierać dobrze stworzony opis stanowiska pracy?
Przy sporządzaniu OSP, stosuj zasadę od ogółu do szczegółu. Zacznij od perspektywy całej firmy, kończąc na konkretnych informacjach o stanowisku.
Sekcja I — metryka opisu
- Nazwa stanowiska pracy,
- kod identyfikacyjny opisu,
- nazwa oddziału i/lub działu firmy,
- nazwa stanowiska osoby przełożonej,
- miejsce w strukturze organizacyjnej,
- możliwa ścieżka kariery (awans na jakie stanowisko?),
- warunki pracy, czyli wynagrodzenie i czas pracy,
- data wykonania lub aktualizacji opisu,
- dane osoby wykonującej opis.
Sekcja II — Zakres zadań i obowiązków:
- Cel stanowiska,
- zadania i obowiązki na stanowisku.
Sekcja III — Wymagane kwalifikacje
- Poziom wykształcenia,
- kierunek wykształcenia,
- doświadczenie zawodowe,
- certyfikaty i uprawnienia,
- znajomość języków obcych (rodzaj i poziom),
- dodatkowe wymagania.
Sekcja IV — Kompetencje i predyspozycje:
- Umiejętności twarde (niezbędne i mile widziane),
- umiejętności miękkie (niezbędne i mile widziane),
- cechy osobowości, którymi powinien się charakteryzować pracownik,
- dodatkowe predyspozycje.
Powyższy spis to jedynie podstawa. To Ty wiesz najlepiej jaka jest specyfika stanowisk w firmie. Dlatego dostosuj poszczególne pola do swojej organizacji w taki sposób, aby uzyskać zunifikowany arkusz spójny z innymi wykorzystywanymi już dokumentami.
