Jak obliczyć koszt rekrutacji pracownika w Twojej firmie?

Oszacowanie wydatków na poczet zatrudnienia to klucz do skutecznego zaplanowania tego procesu. Dlatego zanurkuj w głąb firmy, przeanalizuj jej działania w obrębie rekrutacji, aby ostatecznie znaleźć odpowiedź na pytanie „Czy to, co robię przynosi oczekiwany efekt?”.

Jakie są koszty rekrutacji?

Zanim przejdziesz do kalkulacji kosztów zatrudnienia nowego pracownika, warto je sobie najpierw rozpisać. Rekrutacja to w końcu proces złożony z tysięcy elementów, dlatego stworzenie listy pomoże Ci nad nimi zapanować.

Mimo że koszty zatrudniania są w każdej firmie przeważnie takie same, zawsze znajdzie się pewna odmienność od reguły. Poniżej wypisuję więc główne wydatki – potraktuj je jako początek swojej listy, a nie skończoną rozpiskę.

• Czas pracy – przy rekrutacji pracuje cały zespół. I nie mówię tu jedynie o rekruterze i osobach ściśle związanych z HR. W proces zatrudnienia angażują się między innymi graficy oraz osoby decyzyjne, które spotykają się z kandydatami, aby ostatecznie wybrać nowego pracownika. Dochodzi do tego również późniejszy onboarding – przychodząca do firmy osoba potrzebuje mentora, który oprowadzi ją po nowym miejscu i wdroży w procesy. Poszczególni pracownicy angażując się w rekrutację, nie wykonują swoich pozostałych obowiązków.Generuje to również koszty alternatywne, ponieważ w tym czasie mogliby prowadzić projekt, który bezpośrednio przekłada się na przychody w firmie. Dlatego obok czasu i wynagrodzenia rekrutera, weź także pod uwagę czas innych osób.
  
  
• Wynagrodzenie dla agencji rekrutacyjnej – jest to raczej oczywisty punkt, jeżeli zamiast wewnętrznego rekrutera, zatrudnieniem zajmuje się zewnętrzna firma.
  
  
• Ogłoszenie i licencja – czyli wydatek, jaki ponosi firma, aby opublikować w wybranych kanałach ofertę pracy. Wysokość tego kosztu zależy od liczby miejsc, w którym ogłoszenie zostało opublikowane, ich cenników oraz czasu emisji. Inną kwotę zapłacisz za subskrypcję w dedykowanych portalach, a inną za utrzymanie firmowej strony poświęconej karierze czy reklamę oferty w mediach społecznościowych.
  
  
• Koszty dodatkowe – czyli między innymi wydatki związane z programem poleceń, o ile taki funkcjonuje w Twojej firmie lub inne koszty, które nie pasują do powyższych kategorii.
  
  
• Ewentualny koszt nieudanej rekrutacji – proces zatrudnienia zakończony niepowodzeniem (zwolnieniem nowego pracownika lub jego rezygnacją z pracy) jak pewnie się domyślasz, kosztuje zdecydowanie więcej niż udana rekrutacja. Z tego powodu warto, abyś razem z zespołem HR był świadom konsekwencji i wydatków, które będą czekać firmę w przypadku nieprawidłowo przeprowadzonego procesu.

Co robić, aby nie ponosić kosztów nieudanej rekrutacji? 

Odpowiedź jest prosta, ale niekoniecznie łatwa w realizacji: dobrze zaplanować i przeprowadzić ten proces. Na naszym blogu znajdziesz artykuły, które pomogą Ci zmniejszyć ryzyko niepowodzeń, równocześnie pozwalając zaoszczędzić wydatki na kolejną rekrutację. W tym miejscu najbardziej polecam Ci artykuł o planowaniu procesu zatrudnienia w firmie.

Lektura powyższego tekstu to jedno. Drugie to kilka złotych zasad, do których wraz z zespołem powinieneś się stosować, aby uniknąć kosztów dodatkowej rekrutacji.

1. Cel zatrudnienia jest jasny i klarowny dla wszystkich – osoby odpowiedzialne za rekrutacje dobrze wiedzą kogo szukają (a wręcz widzą oczami wyobraźni nowego pracownika) i w jaki sposób będą to robić, a wybrane do tego narzędzia są przemyślane.
   
   
2. CV nie jest najważniejszym kryterium w selekcji kandydatów – CV nie musi od razu wylądować w koszu, ale pilnuj, aby w doborze osób na kolejny etap rekrutacji, zespół korzystał ze sprawdzonych metod. W naszym tekście o selekcji znajdziesz kilka naprawdę efektownych narzędzi, które pomogą Ci odnaleźć w oceanie aplikacji te najlepsze.
   
   
3. Podczas rekrutacji sprawdzasz nie tylko kompetencję, ale dopasowanie osoby do kultury firmy – pokusa zatrudnienia najbardziej utalentowanego kandydata jest bardzo duża. Mimo wszystko pamiętaj o tym, aby sprawdzić czy ta osoba rzeczywiście odnajdzie się w Twojej firmie. Bardzo często to wyznawane wartości czy podobne flow ostatecznie decydują  o tym, czy dany kandydat chce pozostać w organizacji dłużej. Twój zespół to same zakręcone wokół ekologii osoby, a przyszły kandydat niekoniecznie podziela ten entuzjazm? Chociaż nie ma pewności, że ta relacja się nie uda, istnieje takie ryzyko. Dlatego w takich przypadkach warto, aby obie strony przemyślały nową współpracę dwukrotnie.
   
   
4. Ostateczną decyzję o zatrudnieniu powinny podjąć przynajmniej dwie osoby – niektóre potencjalne błędy (“byłem pewny, że to samodzielna osoba!”) wynikają po prostu z naszej indywidualnej oceny i sposobu przetwarzania informacji. Dlatego zmniejszysz ryzyko złej decyzji, angażując w jej podejmowanie więcej niż jedną osobę. Pamiętaj, aby w tym procesie uczestniczył bezpośredni przełożony zatrudnianego pracownika. To on będzie najbliżej współpracować z nową osobą.
   
   
5. Zadbaj o to, aby kandydaci otrzymali wszystkie niezbędne informacje o firmie – chyba nie ma nic gorszego dla nowego pracownika, niż mylne wyobrażenie na temat przyszłej firmy. Dlatego już na etapie rekrutacji zapewnij kandydatom wszystkie informacje, które pozwolą im podjąć świadomą decyzję o nowej współpracy. Mam tutaj na myśli między innymi wynagrodzenie, rodzaj umowy, benefity czy wartości wyznawane w firmie.
   
   
6. Sprawdzaj każdą rekrutację i mierz jej efekty – Jak wpłynęła ona na wizerunek Twojej firmy jako pracodawcy? Czy doświadczenia kandydatów były pozytywne? Jakie są efekty rekrutacji i czy jesteś z nich zadowolony? Zadaj sobie powyższe pytania i koniecznie zapisz odpowiedzi. W ten sposób dokładnie zanalizujesz proces i będziesz wiedział, które jego elementy wymagają optymalizacji.

Oblicz koszty rekrutacji krok po kroku

Pora na to, po co tutaj tak naprawdę przyszedłeś. Poniżej znajdziesz odpowiedź na nurtujące Cię pytanie:

Jak skutecznie obliczyć koszty rekrutacji, aby dobrze ją zaplanować i zmniejszyć ryzyko dodatkowych kosztów?

Krok 1: Oszacuj całkowitą liczbę osób, które chcesz zatrudnić

Zanim zaczniesz obliczać konkretne koszty, dowiedz się ile osób musisz de facto przyjąć do pracy. W tym celu koniecznie porozmawiaj z menedżerami ds. rekrutacji i innymi zaangażowanymi w proces pracownikami. W wyniku spotkań powinieneś poznać poprzednie budżety rekrutacyjne, potrzeby kompetencyjne w poszczególnych zespołach i cele biznesowe firmy.

Aby oszacować liczbę zatrudnień możesz skorzystać z różnych narzędzi i metod. Przyszłe zatrudnienia podzielone na kwartały i działy warto rozpisać w formie czytelnej tabeli. W ten sposób będziesz miał wszystko w jednym miejscu. Pamiętaj, aby uwzględnić w niej plany na powiększenie poszczególnych zespołów.

Inną ważną kwestią są niespodziewane wakaty. O ile Twoja firma może mieć plan na kolejne zatrudnienia, musisz także liczyć się z wypowiedzeniami i innymi losowymi sytuacjami, które zakończą się poszukiwaniem nowej osoby. Jak to się mówi? Plany planami, a życie życiem. Dlatego poświęć czas na sprawdzenie rotacji z poprzednich lat i podczas szacowania liczby zatrudnień, weź pod uwagę niespodziewane rekrutacje. Dla przykładu, wyobraź sobie, że w Twojej firmie zatrudnionych jest 200 osób i chcesz zatrudnić jeszcze 50 kolejnych do końca roku. Jeżeli jednak bazując na poprzednich latach szacujesz, że 10% pracowników odejdzie, musisz zatrudnić dodatkowo 20 osób (czyli ostatecznie 70, a nie 50), aby zrealizować plan zatrudnienia.

Krok 2: Wylicz podstawowe koszty rekrutacji

Tutaj wracam do podstawowych kosztów, o których wspominałem na początku artykułu. Przeanalizuj poprzednie wydatki związane z publikowaniem ogłoszeń i sprawdź, które serwisy sprawdzały się najlepiej w poszczególnych działach. Pamiętaj też, aby sprawdzać efektywność kanałów rekrutacji przy każdym procesie. Jest to wręcz niezbędne, jeśli chcesz przestać wydawać pieniądze na nieefektywne portale. Dlatego w Workate dajemy naszym klientom narzędzie do analizowania i optymalizowania swoich ofert, aby mogli pozyskać jak najlepszych kandydatów przy możliwie najniższym koszcie.

Do wydatków związanych z publikacją ogłoszenia dodaj wynagrodzenie dla rekruterów oraz oszacuj ile kosztuje czas innych pracowników, którzy są zaangażowani w zatrudnienie. Pamiętaj także o employer brandingu Twojej firmy. Wszystkie działania, które podejmuje organizacja na poczet budowania marki pracodawcy, wliczają się w koszt rekrutacji.

Krok 3: Oszacuj inne koszty związane z zatrudnieniem

W innych kosztach możesz zawrzeć wydarzenia rekrutacyjne czy współpracę z zewnętrznymi agencjami. To także miejsce na partnerstwo z uczelniami lub innymi instytucjami, jeżeli pozyskujesz w ten sposób młode osoby do pracy lub na staż. Prześledź powyższe działania w ostatnich latach i zastanów się ile osób zostało w ich wyniku faktycznie zatrudnionych.

Krok 4: Wylicz opłaty związane z narzędziami rekrutacyjnymi 

W kosztach rekrutacji koniecznie powinieneś zawrzeć opłaty za oprogramowanie, z którego wraz z zespołem korzystasz, aby zatrudnić nowe  osoby. Przeanalizuj narzędzia, sprawdź jakie wiążą się z nimi opłaty (czy są to licencje roczne lub miesięczne) i przy okazji zastanów się, na ile są to efektywne rozwiązania. W tym punkcie zawrzyj koszty związane m.in. z programami do rozmów rekrutacyjnych online, narzędziami używanymi do selekcji kandydatów czy systemem śledzenia aplikacji.

Krok 5: Oszacuj koszty rekrutacji i jednocześnie myśl o jej optymalizacji

Liczenie kosztów to nie są jedynie suche liczby. Za analizowanymi danymi kryją się wdrożone rozwiązania – pamiętaj, aby sprawdzać ich skuteczność. Jeżeli wykorzystywane narzędzia nie przynoszą oczekiwanych efektów, być może do kosztów rekrutacji będziesz musiał dodać nowe oprogramowanie.

Krok 6: Spójrz na rekrutację całościowo 

W tym kroku chodzi o to, abyś przedyskutował z zespołem faktyczny wymiar rekrutacji. Zdarza się tak, że zaczynasz ten proces jedynie od zatrudnienia jednej lub dwóch osób, a kończysz na przebudowie zakładki Kariera lub tworzeniu specjalnej aplikacji. Dlatego spójrz na rekrutację z szerszej perspektywy i zastanów się nad ukrytymi gdzieś głębiej potrzebami.

Krok 7: Oblicz koszt zatrudnienia jednego pracownika

Wszystkie poprzednie punkty doprowadzają Cię do obliczenia kosztu zatrudnienia jednej osoby. Możesz zrobić to, wykorzystując poniższy wzór:

CPH (cost per hire)= koszty zewnętrzne + wewnętrzne / całkowita liczba planowanych zatrudnień

Co mówi Ci uzyskany wynik? Koszt za zatrudnienie będzie niższy, jeżeli zatrudniasz więcej osób. Nic dziwnego – niektóre koszty stałe możesz rozłożyć w końcu na większą liczbę pracowników. Oprócz tego, koszt każdego zatrudnienia będzie się od siebie różnić. Rekrutacja na niektóre specjalistyczne stanowiska może być trudniejsza, co skutecznie podwyższa koszt procesu. Dlatego polecam Ci, abyś przede wszystkim korzystał z tych wyliczeń w celu efektywnego planowania zatrudnienia niż porównywania poszczególnych procesów rekrutacyjnych.