Mierzenie efektywności rekrutacji do najłatwiejszych nie należy, ale z całą pewnością jest to zadanie do wykonania. Aby zrobić to skutecznie, nie ufaj samym liczbom, a spójrz na proces jak na machinę składającą się z zależnych od siebie elementów. Dopiero dzięki takiej perspektywie będziesz wiedział gdzie i czego szukać.
Kontekst ma znaczenie
Przebieg rekrutacji oraz jej KPI będą różnić się w zależności od tego czy szukasz dla swojej firmy nowego CEO, czy chcesz stworzyć 6-cio osobowy zespół kreatywny. Również branża, w której funkcjonuje Twoja firma nadaje rekrutacji konkretną specyfikę.
Odmienny dla każdego pracodawcy kontekst zatrudnienia sprawia, że przykładowo czas rekrutacji w Twojej firmie a w organizacji znajdującej się 100 metrów dalej może być diametralnie różny. Patrzenie ślepo na liczby zwyczajnie się nie sprawdza, a nawet w niektórych przypadkach prowadzi do narzucania procesowi sztywnych ram w całkowitym oderwaniu od rzeczywistości, co wywołuje wyłącznie frustrację. Przestań porównywać się do innych (chyba, że w ramach inspiracji), a zacznij koncentrować na zmierzeniu swoich obecnych wyników i ich systematycznej poprawie.
Jestem biegaczem, więc pozwolę sobie na metaforę z tego obszaru – gdy dopiero zaczynasz swoje pierwsze treningi to startując w biegu ulicznym nie możesz liczyć, że od razu będziesz lepszy niż średniej klasy amator. To nierealistyczne. Jasne, bierz przykład z najszybszych, szukaj informacji, co doprowadziło ich do takiego poziomu, ale nie zadręczaj się tym, że na 10 km masz czas gorszy o kilkanaście albo kilkadziesiąt minut. Każdy przez to przechodził. Systematyczność i koncentracja doprowadzą Cię na szczyt. Krok po kroku.
Aby KPI Ci służyły, przed ich pomiarem przyjrzyj się bliżej swojej firmie. Jakie są główne cele przeprowadzanych rekrutacji? Zależy Ci bardziej na budowaniu mocnej marki pracodawcy czy redukowaniu kosztów? Zadanie odpowiednich pytań pomoże Ci umieścić KPI w konkretnej sytuacji. Dopiero biorąc pod uwagę kontekst będziesz w stanie wykorzystać potencjał wskaźników.
Rekrutacja – kawałek po kawałku
Aby rzucić nowe światło na proces, potrzebujesz wykazać się elastycznością. Rekrutacja wygląda bowiem zupełnie inaczej, gdy oglądasz ją z lotu ptaka, przemierzasz śladami kandydata lub budujesz ją jako członek zespołu. Poszczególne etapy również mają swoją specyfikę. Złożoność procesu sprawia, że jedynym sensownym rozwiązaniem jest traktowanie mierzenia i późniejszej optymalizacji jak układania puzzli. Najpierw powinieneś rozsypać wszystkie składowe rekrutacji i przyjrzeć się im z osobna. Następnie zacząć układać, dopasowując pojedyncze elementy do siebie i spojrzeć na finalną wersję jako całość, aby jeszcze raz ocenić czy wszystko ma ręce i nogi, a osiągnięty efekt jest satysfakcjonujący.
Spójrzmy więc na kilka rekrutacyjnych puzzli, które warto przeanalizować w kontekście efektywności procesu.
Oferta pracy
Ogłoszenie to najczęściej pierwsze miejsce styku kandydata z Twoją firmą. Bez dwóch zdań forma, treść oraz miejsce publikacji warunkują dalsze etapy rekrutacji. To od jego atrakcyjności zależy bowiem czy zainteresujesz stanowiskiem utalentowanych kandydatów.
Na co powinieneś zwrócić uwagę przy analizie tworzonych ofert pracy?
- liczbę unikalnych użytkowników,
- średni czas spędzony na stronie,
- miejsce zakończenia wizyty,
- najbardziej interesujące miejsca / punkty oferty pracy
- atrakcyjność oferty pracy.
Jak zachowują się kandydaci?
Im więcej będziesz wiedział o ruchu w zakładce Kariera oraz w poszczególnych ogłoszeniach, tym lepiej poznasz swoich kandydatów. To pozwoli Ci tworzyć treści, które spełnią ich oczekiwania i zmotywują do aplikacji.
Wiemy jak ważna jest dogłębna analiza oferty pracy, dlatego panel Workate rozbudowany jest o odpowiedni moduł, w którym dowiesz się jak kandydaci reagują na ogłoszenie oraz które jego elementy są skuteczne. Narzędzia analityczne bardzo dobrze współgrają z kreatorem ofert. Jak widzisz, każda z nich zbudowana jest z nagłówków, które przedstawiają sedno sprawy. Po kliknięciu w nie, kandydat może zgłębić dany temat i uzyskać więcej informacji. Dzięki takiej formie, odbiorca o wiele łatwiej przyswaja treść, a Ty monitorujesz jego zachowanie. Możesz przykładowo sprawdzić, które punkty wzbudziły jego zainteresowanie, jakie treści całkowicie pominął oraz na jakim etapie zakończył wizytę. Oprócz tego, panel Workate pokazuje Ci również skąd na Twoim ogłoszeniu wzięła się dana osoba.
Pozyskiwanie kandydatów
Gdy umiejętnie stworzona oferta trafia na podatny grunt, ma szansę przyciągnąć wiele talentów. Jeżeli jednak środowisko nie jest sprzyjające, działa ono jak korek, który hamuje przepływ wartościowych kandydatów. Nawet najlepsza oferta nie dotrze do odpowiednich osób, gdy zostanie umieszczona w mało popularnym serwisie pracy. Również na nic zdadzą się umiejętności rekrutera, jeżeli będzie on prowadził direct search w miejscu w którym ze świecą szukać specjalistów.
Jeżeli dodatkowo oprócz nieefektywnego serwisu, zespół dobierze mało skuteczną metodę pozyskiwania kandydatów lub będzie brakowało mu kompetencji, szanse na zatrudnienie utalentowanej osoby spadają niemal do zera. Dlatego aby uniknąć błędów na tym etapie, powinieneś mierzyć:
- efektywność kanałów rekrutacji, biorąc pod uwagę również ich koszty,
- skuteczność metod rekrutacyjnych,
- umiejętności rekrutera,
- markę osobistą rekrutera.
Efektywność źródeł rekrutacji
Pierwszy wskaźnik obliczysz dosyć łatwo, ponieważ wystarczy, że sprawdzisz ilu kandydatów pozyskałeś za pośrednictwem wybranego kanału. Tak jak jednak wspomniałem, musisz równocześnie patrzeć na koszty z nim związane. Równie ważna w kontekście efektywności jest jakość aplikacji. Jeżeli będziesz porównywał ze sobą dwa źródła o podobnej liczbie pozyskanych kandydatów, to ostateczna decyzja bazować będzie właśnie na cenie oraz dopasowaniu aplikujących osób do firmy. Pomocne w analizie skuteczności są UTM (Urchin Tracking Module) czyli tagi, które dodajesz do adresu URL. Z ich pomocą sprawdzasz skąd przychodzą odbiorcy.
Skuteczność metod rekrutacyjnych sprawdzisz, mierząc % wysokiej jakości pracowników (których wyłonisz np. na podstawie ocen okresowych) w porównaniu do stosowanych w procesie rozwiązań. Ten wskaźnik jest jednak mocno skorelowany z umiejętnościami zespołu oraz jego wiedzą na temat wykorzystywanych narzędzi. Dlatego aby poznać jego potrzeby, a także znajomość poszczególnych metod rekrutacyjnych, powinieneś regularnie przeprowadzać rozmowy z pracownikami.
Na pozyskiwanie kandydatów ma również wpływ marka osobista rekrutera. Employer branding budowany jest na podstawie indywidualnego działania jej pracowników, dlatego w pierwszej kolejności sprawdzaj czy są one spójne z komunikacją firmy. Problem ze wspólną wizją pracodawcy rozwiąże przygotowanie odpowiedniego manuala, regularne szkolenia oraz praca zespołowa. Grupowe burze mózgów i wzajemna inspiracja pomogą w naturalny sposób zbudować wśród rekruterów podobną perspektywę.
Selekcja i jakość aplikacji
W przypadku tego etapu najważniejsza jest jakość otrzymanych zgłoszeń. Dużym błędem jest jednak mierzenie KPI w oderwaniu od wykorzystywanych metod oraz ostatecznego wyniku rekrutacji. Jeżeli wybrany kandydat odrzucił ofertę istnieje szansa, że nie był dopasowany do organizacji i proponowanych przez nią warunków.
Najważniejsze wskaźniki to:
- jakość aplikacji,
- czas trwania poszczególnych etapów selekcji,
- poziom wystandaryzowania metod,
- umiejętności rekruterów,
- procent akceptacji propozycji współpracy.
Chcę pokazać Ci tutaj jak bardzo rekrutacja przypomina naczynia połączone. Jakość aplikacji (współczynnik zaakceptowanych kandydatów do wszystkich zgłoszeń, które otrzymałeś na dane stanowisko) jest jednym z głównych KPI w przypadku mierzenia efektywności selekcji, jednak jeżeli każdy członek zespołu ma jej inną definicję, analiza staje się niemożliwa. Dlatego standaryzacja metod, narzędzi oraz budowanie wspólnej wizji rekrutacji daje grunt do obiektywnego mierzenia poszczególnych jej elementów.
Od czego zacząć?
W pierwszej kolejności polecam Ci więc sprawdzenie czy telefoniczne interview, rozmowy rekrutacyjne, testy wiedzy, screening CV są przeprowadzane według jednego, dopasowanego do stanowiska, klucza. Standaryzacja metod i narzędzi dostarcza kandydatom takie samo doświadczenie, co pozwala na łatwiejsze mierzenie candidate experience. Równocześnie Ty masz lepsze możliwości porównania poszczególnych kandydatów, co zwiększa szanse na podjęcie trafnej decyzji.
Do zestawu wskaźników dodałem również czas trwania poszczególnych etapów selekcji, ponieważ, jak wiesz, Twoja firma jest jedną z kilku, jeżeli nie kilkunastu organizacji, do których kandydat wysłał zgłoszenie. Chcąc nie chcąc bierzesz udział w niewidzialnym pościgu za potencjalnym pracownikiem, gdzie każdy dodatkowy dzień zwłoki może skutecznie zmniejszać jego zainteresowanie stanowiskiem. Równocześnie czas selekcji bardzo zależy od jej kontekstu i kandydata (np. czy jest on aktywny, czy pasywny). Są więc sytuacje, kiedy decyzje powinny być podejmowane na spokojnie w kilkuosobowym składzie. Chodzi więc bardziej o to, abyś zobaczył czy czas trwania etapów sprzyja rekrutacji, czy może jednak rodzi w niej problemy.
Gdy kandydat nie staje się ostatecznie pracownikiem, może pojawić się wątpliwość co do skuteczności selekcji. Czy wobec tego to w ofercie leży problem, czy może jednak dana osoba nie powinna w ogóle zajść tak wysoko w rekrutacji? Przyczyny odrzucenia propozycji są różne i zależą od konkretnej rekrutacji oraz zespołu. Aby dotrzeć do sedna sprawy, najlepszym rozwiązaniem jest najpierw obliczenie % kandydatów zaproszonych do współpracy, którzy jej nie podjęli, a następnie prześledzenie całego etapu krok po kroku.
Doświadczenie i relacje
Nie ma skutecznego mierzenia efektywności rekrutacji bez analizy satysfakcji jej głównych interesantów. Kandydat, hiring manager oraz rekruter to święta trójca, której doświadczenia powinny tworzyć filary do optymalizacji procesu.
Co powinieneś brać pod uwagę?
- candidate experience,
- satysfakcję hiring managera,
- zadowolenie rekrutera.
Poziom candidate experience pokazuje na ile rekrutacja została stworzona z myślą o potencjalnym pracowniku, a jej doświadczenie wywołuje u niego pozytywne emocje. Kandydat, który poleca aplikowanie do danej firmy nawet gdy ostatecznie nie przeszedł kolejnego etapu, jest najlepszym polecającym. Dotarcie do takiej sytuacji jest naprawdę możliwe – niejednokrotnie w artykułach powtarzamy, że w przypadku CX (candidate experience) najważniejsze są proste, użyteczne rozwiązania. To efektywność daje kandydatowi satysfakcję, a nie efektowność. Jeżeli zależy Ci na budowaniu pozytywnego candidate experience, zmierzysz je np. poprzez badania NPS.
Satysfakcja hiring managera nie jest o jego uszczęśliwianiu, ale o spełnieniu potrzeb związanych z zaangażowaniem w proces. Liczy się tutaj partnerstwo w zespole, wspólny słownik metod, podobna wizja rekrutacji oraz wiedza na jej temat. Jeżeli hiring manager nie potrafi obsługiwać narzędzi, nie będzie w stanie odpowiednio zaangażować się w swoje zadania. Podobny efekt przyniosą problemy komunikacyjne z rekruterem. Jeżeli jednak zaczniesz mierzyć to KPI, wykrywać i następnie eliminować zapalne punkty w procesie, zbudujesz rekrutację, w której pracownicy uzupełniają się kompetencjami i wspólnie pracują na ustalony cel. Dopiero ze zgranym zespołem jesteś w stanie przenieść góry, a może raczej, przynieść do firmy wartościowych kandydatów.
Chcąc mierzyć satysfakcję hiring managera, przeprowadzaj z nim regularnie wywiad. Pytaj o potrzeby, jego perspektywę oraz wyzwania, z którymi się zmaga. Bądź otwarty na przyjęcie feedbacku, czasami krytycznego. Zamiast się bronić (co jest naszym naturalnym odruchem), warto skoncentrować się na lekcji, którą możesz z niego wyciągnąć.
A co z Tobą?
Również zadowolenie rekrutera ma ogromny wpływ na przebieg oraz finalny efekt rekrutacji. Jest on osobą prowadzącą kandydata przez proces i to na podstawie ich relacji potencjalny pracownik decyduje czy chce związać się z firmą. Jeżeli więc rekruter nie czerpie satysfakcji ze swojej pracy lub brakuje mu w niej kompetencji, prędzej czy później zaniedbania wyjdą na światło dzienne, na przykład w postaci niedbale poprowadzonej rozmowy rekrutacyjnej lub napięć w relacji z hiring managerem. Aby zbadać perspektywę rekrutera, również powinieneś przeprowadzić z nim pogłębiony wywiad.
Dobrym rozwiązaniem na sprawdzenie perspektywy, a równocześnie na budowanie więzi, jest wspólne mapowanie ścieżki kandydata. Jeżeli uda Ci się zaprosić do zadania wszystkich interesariuszy, zauważysz jeszcze więcej zależności między nimi, budując pełny obraz procesu.
Skuteczne mierzenie efektywności rekrutacji jest nie lada sztuką, ponieważ wymaga de facto zrozumienia całego procesu. Dopiero, gdy poznasz poszczególne elementy, spojrzysz na całość jak na machinę, będziesz w stanie połączyć kropki i analizować wskaźniki, mając cały czas na uwadze kontekst. Rekrutacja jest bowiem stworzona przez ludzi dla ludzi, dlatego mierzenie jej efektywności powinno bazować na czymś więcej niż suchych danych oderwanych od rzeczywistości.
