Wewnętrzny audyt to idealny dowód na to, że Kto pyta, nie błądzi. Zgłębiając się w rekrutację w całkiem prosty sposób dowiadujesz się jak ją zoptymalizować. Bez sensu jest chodzić naokoło, jeżeli pod ręką masz całą kopalnię wiedzy o procesie.

Mierzenie efektywności rekrutacji zwiększy Twoją świadomość

Każdy badany wskaźnik informuje Cię o jakości konkretnego etapu lub obszaru procesu, dzięki czemu przy końcowej analizie masz całościowy obraz rekrutacji. Jest ona machiną złożoną z wielu części, dlatego im więcej czynników monitorujesz, tym większa jest Twoja wiedza na temat tego, co działa, a nad czym powinieneś pracować.

Przy monitorowaniu wskaźników pamiętaj o kontekście. Branża, wielkość firmy, specyfika poszczególnych stanowisk czy person kandydatów znacząco wpływają na efekty i powinny również rzutować na Twoją perspektywę. Ocenę wyników oraz oczekiwania powinieneś zawsze dopasowywać do okoliczności rekrutacji. Nie ma uniwersalnej recepty na idealny proces, dlatego porównywanie wskaźników między firmami z różnych branż jest bezcelowe.

Wiem, że liczba różnych statystyk związanych z każdym obszarem rekrutacji potrafi w pierwszym momencie przytłoczyć. Nikt od razu nie jest w stanie objąć takiej złożoności umysłem, dlatego tak kluczowe jest podzielenie tego monstrum na mniejsze części i poradzenie sobie z każdą z nich oddzielnie.


Czym jest i jak często powinieneś wykonywać audyt rekrutacji?

Jest to zanurkowanie w głąb procesu i przeanalizowanie jego poszczególnych elementów. Niestety wewnętrzny audyt jest w wielu firmach na szarym końcu listy priorytetów. Znacznie częściej wyłapuje się jakiś obszar do poprawy “w locie”, bez zdobycia ogólnego obrazu, co skutkuje jak najbardziej ogólnym polepszeniem procesu, ale często w tym samym czasie i przy podobnym koszcie można uzyskać kilkukrotnie lepszy wynik. Przypomina mi się tu żart sprzed epoki:

“Zdesperowany klient wezwał hydraulika, żeby ten naprawił powstały gdzieś w skomplikowanej instalacji zator. Specjalista zjawił się po godzinie, przyjrzał dokładnie całej plątaninie rur i uderzył młotkiem w jedną z nich, po czym poprosił o 200 złotych. Oburzony ceną klient zirytował się: “Jak to? Dwie stówki za uderzenie młotkiem?”. Hydraulik spojrzał z uśmiechem i spokojnie wystawił fakturę: 1 zł – uderzenie młotkiem; 199 zł za wiedzę, gdzie uderzyć.”

Organizacje nie mają wiedzy na temat przeprowadzanych rekrutacji, dlatego swoich działań nie opierają o dowody (zebrane dane), a jedynie przypuszczenia. Pracodawcy potrzebują zacząć traktować strategie rekrutacyjne jako inwestycję, która zwróci się w postaci skuteczniejszych działań. By to zrobić, powinny zacząć od audytu. W trakcie dogłębnej analizy rekrutacji należy przyjrzeć się każdemu jej obszarowi, w tym między innymi: powstawaniu zapotrzebowania na nowych pracowników, ofercie pracy, metodom wykorzystywanym w pozyskiwaniu i selekcji kandydatów, rozmowom rekrutacyjnym, pre- i onboardingowi.

Jeżeli chodzi o częstotliwość przeprowadzania audytów to zależy ona od skuteczności Twojej obecnej strategii. Istotne są też specyfika firmy, liczba zaangażowanych w rekrutację osób czy skala przeprowadzanych rekrutacji. Pułapką jest sytuacja, w której ich kondycja jest na tyle dobra, że usypia Twoją czujność. Osiadanie na laurach w przypadku tak dynamicznego procesu odbija się firmom po pewny czasie czkawką. To, co działało pół roku temu, może okazać się nieskuteczne w kolejnej rekrutacji, dlatego jedynie regularny wewnętrzny audyt zapewni Ci stabilną jakość zatrudnienia.

Przeprowadź pierwszy audyt i na jego podstawie zaplanuj kolejne badania. Podziel je ze względu na wielkość i złożoność, a następnie zawrzyj w kalendarzu działań, najlepiej w jakimś mniej napiętym momencie roku (np. w wakacje albo w okolicach Świąt). Odstępy czasu ustal biorąc pod uwagę jakość konkretnego obszaru oraz plan naprawczy. Jeżeli wprowadziłeś stosunkowo dużo zmian, których skutki zbadasz w krótkim czasie, audyt możesz przykładowo przeprowadzać raz na kwartał. Pamiętaj, że najważniejsza jest tutaj regularność.


W grupie siła zaangażuj w audyt interesariuszy

Rekruter, hiring manager czy kandydat to cenne źródła danych o rekrutacji. Im więcej wiesz, tym lepiej możesz optymalizować proces, dlatego uważam, że audyt wzbogacony o informacje uzyskane od współpracowników jest najlepszym rozwiązaniem. Z drugiej strony, nie bez powodu przyjęło się przysłowie Gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść. Aby uniknąć chaosu zastanów się czy i dlaczego chcesz zaangażować konkretną osobę w audyt.

Rozmawiając z interesariuszami badaj między innymi:

  • satysfakcję hiring managera,
  • candidate experience,
  • tryb pracy, umiejętności i zadowolenie rekrutera.

Każda z powyższych osób jest ważna, ale w przypadku audytu chcę, abyś uwagę skupił przede wszystkim na rekruterach. Ich opinie na temat rekrutacji oraz własnych obowiązków są kluczowe, ponieważ to właśnie oni pracują na linii frontu każdego dnia. Ścisła współpraca wymaga odpowiedniego planowania, jednak przeprowadzona skutecznie zapewni Ci dokładniejsze dane, a rekruterom podniesie morale. Aby równocześnie z przeprowadzeniem audytu zadbać o płynność pracy, zaangażuj jedynie wybranych pracowników. Zebrane informacje możesz następnie omówić na spotkaniu całego zespołu dzięki czemu każdy rekruter będzie czuł się częścią procesu.


Wewnętrzny audyt rekrutacji krok po kroku

Przed rozpoczęciem audytu mam dla Ciebie dwie ważne rady. Raz, pamiętaj, że jakość danych przeważa nad ich ilością. Dwa, sekretem jest, abyś wiedział gdzie, dlaczego i czego szukać.

1. Zwizualizuj ścieżkę kandydata

Pierwszym i najważniejszym krokiem w audycie jest mapowanie całej rekrutacji z perspektywy aplikującej osoby. Forma graficzna jest skuteczniejsza, ponieważ pozwoli Ci spojrzeć na etapy procesu z lotu ptaka. W ten sposób o wiele łatwiej jest zauważyć zależności między poszczególnymi obszarami oraz punkty zapalne i złapać inną perspektywę.

Istotne w mapowaniu jest rozrysowanie wszystkich punktów styku między kandydatem a pracodawcą. Mam na myśli wszystkie interakcje, jak zapoznanie się z ofertą pracy, aplikacja, kontakt z rekruterem, oczekiwanie na informacje zwrotną itd. Im dokładniej rozrysujesz proces, tym lepiej go później zoptymalizujesz. Aby było to łatwiejsze, do mapowania zaproś również kandydata. Feedback od głównego interesariusza jest tutaj wręcz na wagę złota.

2. Zmapuj wszystkie wewnętrzne procesy

Rekrutacja widziana okiem kandydata jest ważna, ale nie wystarczająca. Musisz dogłębnie zbadać całe zaplecze procesu, bo to od kondycji działań zależy efekt końcowy – satysfakcja aplikującej osoby.

Na tym etapie powinieneś:

  • zwizualizować rekrutację krok po kroku, czyli zmapować wszystkie działania, których muszą podjąć się zaangażowani w nią pracownicy (np. stworzenie opisu stanowiska pracy, publikację oferty, onboarding nowego pracownika),
  • opisać każdy etap procesu, a następnie powiązać je z punktami styku w podróży kandydata,
  • przeanalizować czas, jaki pracownicy poświęcają na poszczególne zadania,
  • podkreślić wszystkie potencjalne punkty komunikacji z kandydatem.

Zebranie perspektywy kandydata oraz zespołu rekrutacyjnego da Ci pełen ogląd na proces. Połączysz w ten sposób kropki i zorientujesz się, co działa, a co wymaga poprawy. Istnieje także duża szansa, że porządkując rekrutację zyskasz od razu odpowiedź na to jak dany element optymalizować. Pamiętaj: w większości przypadków najlepsze rozwiązania to te najprostsze.

3. Skup się na danych jakościowych

Kiedy KPI dają Ci informacje Ile? to wywiady przeprowadzone z interesariuszami odpowiadają na pytanie Dlaczego? Zebranie danych jakościowych to budowanie stabilnego gruntu, na którym bezpiecznie stworzysz plan optymalizacji. Jest to stanowczo zadanie bardziej czasochłonne niż mierzenie wskaźników, jednak KPI są mało użyteczne bez kontekstu. Monitorowanie liczb i zbieranie danych jakościowych powinno iść ze sobą w parze.

W tym przypadku polecam Ci:

  • wykonywać badania NPS wśród kandydatów, 
  • zbierać informacje od pracowników poprzez ankiety oraz uzupełniać je przeprowadzając pogłębione wywiady,
  • uczyć dawania i słuchania feedbacku.

4. Zbierz dane ilościowe

KPI, czyli Key Performance Indicator, to wskaźniki efektywności procesu lub jego elementów. Gdy mierzysz poszczególne KPI mając przy tym kontekst, dowiadujesz się co może blokować skuteczność rekrutacji, a które działania są szczególnie jakościowe.

Istnieje cały wachlarz wskaźników, dlatego dobierając je, zadbaj o to abyś z ich pomocą był w stanie zmierzyć łącznie każdy etap rekrutacji. Najbardziej przydatne KPI to między innymi:

  • efektywność kanałów rekrutacji,
  • atrakcyjność oferty pracy,
  • jakość zatrudnienia,
  • czas rekrutacji,
  • koszt zatrudnienia,
  • wskaźnik akceptacji propozycji współpracy,
  • candidate experience,
  • satysfakcja hiring managera.

5. Badaj strategie rekrutacyjne konkurencji

Nie jest to łatwe zadanie, ale jeżeli tylko masz okazję obserwuj działania innych firm. Pamiętaj też, że benchmarking jest dobry wtedy, gdy zamiast presji i ślepego wdrażania rozwiązań, potrafisz inspirować się dobrymi pomysłami czy uczyć się na cudzych błędach. Strategia konkurencji Ci się nie podoba? Zapytaj się siebie Dlaczego? i wymień elementy, które zrobiłbyś lepiej (wypisując również sposób w jaki byś to osiągnął). Jeżeli konkretne rozwiązanie budzi w Tobie podziw, zastanów się na ile jego wdrożenie jest realne w Twojej firmie i czy będzie dla niej równie skuteczne.


Zadbaj o efektywną rekrutację w przyszłości

Aby zapewnić przyszłym procesom jak najlepszy przebieg, po wykonanym badaniu zaplanuj częstotliwość kolejnych audytów. Mierzenie KPI oraz przeprowadzanie wywiadów z interesariuszami powinno stać się Twoją codziennością. W drodze do skutecznej rekrutacji istotna jest również standaryzacja działań. Każde zadanie, jak na przykład tworzenie opisu stanowiska, interview telefoniczne, rozmowa rekrutacyjna, powinno odbywać się według jednego, ustalonego klucza, co zapewni porządek oraz ułatwi późniejsze mierzenie efektywności.

Trzymam kciuki za Twój pierwszy audyt!

Dołącz do dyskusji
×