Jeżeli tutaj jesteś, najprawdopodobniej zależy Ci na prowadzeniu bardziej efektywnych rekrutacji. Aby by było to możliwe, powinieneś wejść w głąb procesu i dokładnie go przeanalizować z pomocą kluczowych KPI. Dopiero gdy czarno na białym wypiszesz osiągnięte wyniki, będziesz wiedział, które elementy działają prawidłowo, a które wymagają poprawy.
Czym są rekrutacyjne KPI?
KPI to skrót od Key Performance Indicator, czyli wskaźników efektywności danego procesu lub jego poszczególnych elementów. W przypadku rekrutacji będą to na przykład efektywność kanału pozyskiwania kandydatów, czas potrzebny do zakończenia rekrutacji czy koszt zatrudnienia jednego pracownika.
Dlaczego warto mierzyć wskaźniki?
Powiedzmy, że od kilku lat prowadzisz rekrutacje niezmiennie w jeden sposób. Automatycznie planujesz procesy według wyuczonego schematu i nie zastanawiasz się nad słusznością poszczególnych kroków. Niestety po pewnym czasie widzisz, że rotacja pracowników utrzymuje się na wysokim poziomie, a kolejno rozpoczynające się rekrutacje trwają coraz dłużej. Próbujesz więc znaleźć przyczynę tego stanu rzeczy, ale zwyczajnie brakuje Ci danych. Nie wiesz ile kosztuje zatrudnienie jednego pracownika, ilu kandydatów odrzuca zaproponowaną ofertę oraz jak ma się liczba otrzymanych aplikacji do odsłon danego ogłoszenia.
No właśnie, przez brak wiedzy o procesie, nie wiesz jak go zoptymalizować. KPI to w końcu nie tylko kontrola, a tak naprawdę dowody na słuszność wykorzystywanych narzędzi lub powody, dla których warto je zmienić. Jeżeli będziesz mierzył wybrane wskaźniki w regularny i skrupulatny sposób, zyskasz klucz do efektywniejszej rekrutacji. Będziesz bowiem wiedział co działa, a co wymaga poprawy. Słynna maksyma, guru zarządzania – Petera Druckera nie pozostawia tutaj niejasności:
“Nie można zarządzać czymś, czego nie da się zmierzyć.”
Lista 12 najbardziej przydatnych w rekrutacji KPI
Poniżej znajdziesz kilka kluczowych wskaźników. Ze względu na etapy rekrutacji, możemy je pogrupować na te związane z pozyskiwaniem kandydatów, ich selekcją i generalnie procesem zatrudnienia. Przy dobieraniu KPI postaraj się więc, aby mieć w swoim analitycznym zestawie mierniki odpowiednie dla każdej podkategorii.
Jeżeli jesteś ciekaw, które KPI są mierzone przez polskie firmy, załączam też wyniki raportu eRecruiter. Martwiąca jest dosyć niska pozycja oceny satysfakcji kandydatów, bo jak wielokrotnie powtarzamy w naszych artykułach, to pozytywne candidate experience jest kluczem do skutecznej rekrutacji.
Pozyskiwanie kandydatów
1. Efektywność kanałów rekrutacji (ang. recruitment source effectiveness)
Jeżeli korzystasz z kilku źródeł pozyskiwania kandydatów, chcesz wiedzieć, które z nich są faktycznie skuteczne. Nie ma chyba nic gorszego niż comiesięczne przepalanie budżetu na nieefektywny portal pracy. Drugą kwestią jest też jakość zgłoszenia spływającego z danego źródła oraz koszt konkretnej licencji. Może bowiem okazać się, że liczba pozyskiwanych kandydatów jest niewspółmierna do wydanego budżetu.
Wskaźnik obliczysz w prosty sposób – sprawdź po prostu ile zgłoszeń otrzymałeś z konkretnego źródła.
2. Atrakcyjność oferty pracy (ang. job ads effectiveness)
Nie każdy kandydat, który odwiedza ogłoszenie, ostatecznie aplikuje na przedstawione w nim stanowisko. Oczywiście przyczyną tego może być na przykład brak kwalifikacji, ale często wina leży po stronie rekrutera i jego nieumiejętnym opisaniu stanowiska. Aby zobaczyć co interesuje kandydata, a co krótko rzecz ujmując – ma w nosie – w panelu analitycznym Workate zbieramy dane dotyczące jego zachowania. W ten sposób widzisz, w które elementy kliknął i w jakim miejscu zakończył wizytę. Pamiętaj, że aby zwiększyć atrakcyjność oferty pracy, musisz pisać ją z myślą o potrzebach kandydata, a nie pracodawcy.
KPI obliczysz, wyliczając procent otrzymanych aplikacji w stosunku do ilości odsłon ogłoszenia.
Selekcja
3. Jakość aplikacji (ang. candidate quality)
Można by było pomyśleć, że większa liczba zgłoszeń to dla Ciebie komfortowa sytuacja. Co Ci jednak po aplikacjach od osób, które zupełnie nie spełniają wymagań? Screening CV czy wstępne interview to czasochłonne działania, które tylko wydłużają się przez nadmiar mało jakościowych aplikacji. Najbardziej pożądaną sytuacją jest więc rekrutacja, w której pozyskujesz kandydatów najbardziej dopasowanych do organizacji.
Jakość aplikacji to współczynnik zaakceptowanych kandydatów do wszystkich zgłoszeń, które otrzymałeś na dane stanowisko. Przed mierzeniem tego wskaźnika zdecyduj jakiego kryterium użyjesz. Czy będziesz brał pod uwagę kandydatów zaproszonych na spotkanie, czy jedynie tych, którzy przechodząc cały proces rekrutacji, otrzymali od Ciebie ofertę? (niezależnie od ich ostatecznej decyzji).
To KPI warto mierzyć również w kontekście wspomnianego wyżej miernika efektywności kanałów rekrutacji. Może pewne źródła przynoszą Tobie praktycznie samych jakościowych kandydatów, a inne generują tylko ludzi, których trzeba odrzucić?
Proces zatrudnienia
4. Koszt zatrudnienia jednego pracownika (ang. cost per hire)
Mierząc to KPI sprawdzasz czy inwestycja jaką jest rekrutacja, zwyczajnie się opłaca. Możesz w końcu wydawać fortunę, zatrudniając ostatecznie niewystarczająco dopasowanych kandydatów.
Koszt zatrudnienia jednego pracownika przydaje się również przy planowaniu kolejnych procesów, szczególnie gdy czeka Cię ekspansja firmy. Dodatkowo, wyliczając koszty możesz również testować różne taktyki, sprawdzając czy większa inwestycja poskutkuje zatrudnieniem lepszego kandydata.
Jedną z pułapek jest automatyczne założenie, że koszt zatrudnienia trzeba zminimalizować za wszelką cenę, nie patrząc na inne statystyki. W ten sposób firmy dochodzą do sytuacji, w której faktycznie mają się czym poszczycić w przypadku “ceny kandydata”, ale gdy spojrzy się na sytuację szerzej to prawa ręka sama wędruje na czoło. Co z tego, że pozyskasz tanio Kandydata, skoro musisz na niego czekać przez kilka miesięcy? Warto pamiętać, że istnieją koszty alternatywne każdej decyzji. Ile straciła firma w związku z mniejszymi siłami przerobowymi czy obecnością specjalisty z konkretnego obszaru na pokładzie przez ten okres?
W przypadku liczenia tego KPI, musisz wziąć pod uwagę wszystkie czynniki, w tym między innymi: koszty publikacji ogłoszeń, wynagrodzenie agencji rekrutacyjnej (o ile taką zatrudniasz), wynagrodzenie rekrutera odpowiedzialnego za proces, koszty wykorzystywanych narzędzi, relokacji pracownika. Pamiętaj, że wydatki mogą być jednostkowe i zbiorcze, dlatego w przypadku tych drugich musisz podzielić je przez średnią liczbę rekrutacji w wybranej skali (miesięcznej lub rocznej).
5. Czas rekrutacji (ang. time to hire)
Jest niezbędny do planowania procesów. Jeżeli przykładowo wiesz, że rekrutacja trwa w Twojej firmie średnio 2 miesiące, przygotujesz kampanię odpowiednio wcześniej i wystartujesz z procesem tak, aby zwiększyć szansę na zatrudnienie pracownika we właściwym czasie. Płynność w tym obszarze jest niezmiernie ważna, ponieważ obciążenie pracowników lub braki personalne przekładają się na codzienną pracę i realizowane projekty.
Aby obliczyć KPI ustal najpierw punkt początkowy, którym może być informacja o wolnym wakacie lub publikacja ogłoszenia o pracę, a następnie zobacz ile czasu minęło do zatrudnienia wybranego kandydata.
6. Współczynnik rotacji u osób z rocznym stażem pracy (ang. first-year turnover rate)
Rotacje są dla firmy kosztowne, a ich wysoki wskaźnik powinien zapalić w Twojej głowie czerwoną lampkę. Złożenie wypowiedzenia w ciągu roku od zatrudnienia może świadczyć na przykład o złym dopasowaniu kandydata, niespełnieniu obietnic złożonych w trakcie rekrutacji lub dysfunkcyjnej kulturze firmy.
KPI obliczysz, dzieląc liczbę pracowników, którzy odeszli po mniej niż roku pracy, przez całkowitą liczbę pracowników, którzy odeszli.
7. Koszty rotacji (ang. turnover cost)
W wyliczaniu tego KPI jest pewien haczyk. Powinieneś wziąć pod uwagę nie tylko same koszty związane z odejściem pracownika, ale również koszty zatrudnienia jego zastępcy. Jest to dosyć złożona kalkulacja, która składa się między innymi z poniższych czynników:
- koszty firmy związane z odejściem pracownika (weź pod uwagę wszystkie związane z tym procesy, np. przeprowadzenie exit interview, wystawianie świadectwa pracy, anulowanie dostępów i pensję działu kadr),
- straty finansowe wywołane nieefektywną pracą pracownika,
- koszty zatrudnienia nowej osoby,
- koszty jej onboardingu.
8. Liczba odrzuceń oferty pracy (ang. offer acceptance rate)
Gdy składasz kandydatowi propozycję, masz nadzieję, że zaakceptuje ją z uśmiechem na twarzy. Realia są jednak inne i nie zawsze dochodzi do zatrudnienia. Chociaż nie możesz zakładać, że każda osoba z entuzjazmem przyjmie Twoją ofertę, to gdy odrzucenia są notoryczne, powinieneś przyjrzeć się rekrutacji bliżej. Być może ich przyczyną jest źle prowadzona rozmowa, nieumiejętność odpowiadania na potrzeby kandydatów, nieprecyzyjnie stworzone ogłoszenie lub zbyt długi czas procesu zatrudnienia.
Aby zmierzyć to KPI, oblicz % kandydatów zaproszonych do współpracy, którzy jej nie podjęli.
9. Koszt błędnej rekrutacji (ang. bad hire cost)
Powyżej wspomniałem o koszcie rotacji. Innym ważnym wskaźnikiem jest wydatek poniesiony w wyniku nieskutecznego zatrudnienia, które rozumie się poprzez odejście lub nieprzedłużenie umowy po okresie próbnym. Taki przebieg spraw świadczy najpewniej o dużym błędzie popełnionym w trakcie rekrutacji, którym zresztą może być nieodpowiedni wybór kandydata. Przyczyny często można doszukiwać się także w obiecywaniu gruszek na wierzbie w czasie interview lub źle poprowadzonym onboardingu.
Jak możesz zmierzyć to KPI? Weź pod uwagę koszt rotacji pracownika wraz ze wszystkimi zmiennymi oraz straty związane z jego niższą efektywnością. Ciekawostka: nieudana rekrutacja może kosztować według ekspertów Michael Page nawet około 90 000 złotych*.
10. Doświadczenie kandydata (ang. candidate experience)
O tym jak budować pozytywne candidate experience oraz jak je mierzyć pisaliśmy już niejednokrotnie. Jeżeli chcesz naprawdę, ale to naprawdę przeprowadzić efektywną i przyjazną rekrutację, wskazówek szukaj u głównych zainteresowanych. Osoby, które aplikują do Twojej firmy są prawdziwą skarbnicą wiedzy, z której grzechem jest nie skorzystać. Obierając ich perspektywę i uważnie słuchając feedbacku dowiesz się, że często chodzi o proste zmiany, które robią ostatecznie olbrzymią różnicę.
Poziom zadowolenia kandydata zmierzysz przeprowadzając badania NPS lub ankiety. Koniecznie analizuj też ruch w zakładce Kariera. Sprawdź czas trwania odwiedzin oraz miejsce na stronie, na którym najczęściej kandydaci kończą przeglądanie. Jeżeli masz możliwość, przyjrzyj się zachowaniu podczas czytania konkretnego ogłoszenia. Przykładowo gdy wejdziesz w panel Workate, w prosty sposób zobaczysz, które informacje są klikane najczęściej przez kandydatów. To cenna wskazówka do poznania ich preferencji oraz sposobu optymalizacji oferty. Z kolei śledząc drogę, jaką przebywają w trakcie czytania, zobaczysz które fragmenty są przez nich całkowicie pomijane.
11. Satysfakcja menedżerów (ang. hiring manager satisfaction)
Nowi pracownicy dołączają do konkretnych zespołów, które są zarządzane przez menedżerów. Oprócz zadowolenia tych pierwszych, bardzo ważne jest więc spełnienie potrzeb tych drugich. Dopóki menedżer ocenia wkład nowej osoby pozytywnie, wszystko jest w porządku. Jeżeli jednak nie czerpie satysfakcji z umiejętności lub sposobu wykonywania zadań, znaczy to, że gdzieś został popełniony błąd.
KPI zmierzysz za pomocą ankiety lub pogłębionego wywiadu. Niezależnie od sposobu, pamiętaj aby zapytać menedżerów co według nich wymaga poprawy. Prawdopodobnie uzyskasz w ten sposób ciekawe rozwiązania, a z całą pewnością sprawisz, że rozmówcy poczują się wysłuchani i ważni.
KPI trzeba nie tyle znać, ale je stosować
Sama wiedza na temat wskaźników niewiele Ci da, jeśli nie będziesz z niej korzystał. Przyjrzyj się więc jeszcze raz powyższym KPI, wybierz z nich te najbardziej odpowiednie dla przeprowadzanych procesów. Przy selekcji zapytaj się siebie Po co mam mierzyć ten wskaźnik? i zastanów nad celem, który chcesz osiągnąć w konkretnym obszarze. To od właściwego doboru mierników zależy tak naprawdę skuteczna analiza, a tym samym optymalizacja rekrutacji. Poświęć więc wystarczająco dużo czasu na dobór KPI, ustal plan ich mierzenia oraz wykorzystaj do tego odpowiednie narzędzia.
