Agencje rekrutacyjne otwierają drzwi do najlepszych specjalistów, ale równocześnie niosą za sobą ryzyko braku profesjonalizmu i problemów komunikacyjnych. Jedno jest pewne: jeżeli chcesz podjąć współpracę z zewnętrzną firmą, potrzebujesz odpowiednio do tego podejść, żeby uniknąć straty czasu i niepotrzebnych frustracji.
Na czym polega współpraca z agencją rekrutacyjną?
Zewnętrzna firma przeprowadzi za Ciebie rekrutację od A do Z. Jej wsparcie przyda Ci się, jeżeli nie posiadasz zespołu HR i chcesz outsourceować procesy lub Twoi pracownicy nie wyrabiają się z pracą. Może być też tak, że po prostu zarządzane przez Ciebie procesy nie przynoszą wymarzonych rezultatów.
Współpraca z zewnętrzną firmą polega na jasnej komunikacji. To przede wszystkim od Ciebie zależy, jak dobrze agencja zrozumie potrzeby personalne Twojej organizacji. Nikt nie czyta w myślach. Jeżeli przygotowany przez Ciebie brief będzie niekompletny lub źle przygotowany, utrudni pracę agencji lub pokieruje ją w złym kierunku. Efekt będzie podobny: nieskuteczna rekrutacja.
Często wydaje nam się, że jak już zlecamy coś na zewnątrz to od tej pory za wszystko powinna być odpowiedzialna druga strona. Oczywiście, najlepsze agencje nie zaczną procesu, zanim nie rozwieją wątpliwości, jednak może minąć trochę czasu zanim znajdziesz tę właściwą. Czy nie lepiej podejść proaktywnie i zapobiec marnowaniu cennego czasu (i pieniędzy)? Dołóż wszelkich starań, aby przekazać swoje oczekiwania w jak najbardziej precyzyjny sposób. Pomagając agencji, pomagasz swojej firmie.
Korzyści z zatrudnienia agencji
Źródło cennej wiedzy i doświadczenia
Agencje tworzone są przez specjalistów, którzy dobrze wiedzą co i jak robić (a przynajmniej powinni). Korzystając z ich usług możesz liczyć nie tylko na skuteczną rekrutację, ale również na dostęp do praktycznych informacji oraz wiedzy.
Oszczędność czasu oraz nerwów
Ty mówisz kogo potrzebujesz, a zewnętrzna firma dobiera najlepsze sposoby dotarcia i pozyskania kandydatów. Nie musisz z zespołem tworzyć ofert pracy, zajmować się screeningiem CV czy rozmowami kwalifikacyjnymi. Dzięki swojemu doświadczeniu, specjaliści potrafią uzyskać od pracodawców dokładne wymagania względem stanowiska, co zwiększa szansę na zatrudnienie najlepszej osoby w jak najkrótszym czasie. Jeżeli zespołowi brakuje wiedzy w zakresie rekrutowania specjalistów, zatrudnienie agencji pozwoli uniknąć nerwów oraz chaosu.
Oszczędność pieniędzy
Fakt, współpraca z agencją to spory wydatek. W dłuższej perspektywie dla wielu firm to rozwiązanie okazuje się być jednak oszczędnością. Po pierwsze, skuteczność agencji pozwala uniknąć strat, które wynikają z braku pracownika (przykładem może być odrzucenie dobrze płatnego projektu z powodu braku mocy przerobowych).
Po drugie, dzięki zewnętrznej firmie możliwe jest zatrudnienie odpowiedniego dla organizacji kandydata. W przeciwnym razie firma musi ponieść o wiele większe koszty, które związane są oczywiście z kolejną rekrutacją, ale również z wdrożeniem nowego pracownika. Po trzecie, outsourcowanie działań zmniejsza obciążenie zespołu, który może skupić się na innych, ważnych działaniach biznesowych. Pamiętaj, że oszczędność jest możliwa jedynie gdy zatrudnisz dobrą agencję i dokładnie wdrożysz ją w proces.
Skuteczność i większy zasięg
Agencja specjalizująca się w rekrutacji robi to po prostu dobrze. Tworzy ją w końcu zespół specjalistów, który zna się na rynku, śledzi trendy i potrafi je przewidzieć. W dodatku, dysponuje pokaźną wewnętrzną bazą CV oraz siecią kontaktów, co sprawia, że potrafi dotrzeć do kandydatów, którzy są dla Ciebie poza zasięgiem.
Wady współpracy z agencją rekrutacyjną
Koszt współpracy
Przede wszystkim chodzi o kwestie wysokich opłat, których trzeba dokonać w krótkim przedziale czasowym. Gdy w dodatku wybierzesz nieprofesjonalną agencję, wydasz pieniądze w błoto.
Nieodpowiedni partner
Pracodawcy obawiają się złej decyzji. Dobór mało skutecznej agencji to wspomniany wyżej brak zwrotu z poczynionej inwestycji oraz postępu w drodze do celu – zatrudnienia odpowiedniego pracownika. Jeżeli chcesz uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji, poświęć czas na dobry research z jaką firmą warto współpracować. Śledząc fora oraz grupy branżowe znajdziesz cenne opinie innych rekruterów.
Twoje zaangażowanie
Tak, zewnętrzna agencja odciąży Cię z całej masy obowiązków, ale współpraca z nią wymaga od Ciebie dobrze przygotowanego briefu i jasnej komunikacji. Konsultanci zajmują się doradztwem i docieraniem do najlepszych kandydatów, nie czytaniem w myślach. Dlatego o ile możesz z ich strony liczyć na porady oraz pomoc w tworzeniu person itd., o tyle sam potrzebujesz jasno określić potrzeby i oczekiwania, aby liczyć na satysfakcjonujące efekty.
Wymagane zaufanie
Bez zaufania nie ma skutecznej współpracy. Jak wyobrażasz sobie oddelegowanie rekrutacji agencji, gdy będziesz co chwila podważać jej decyzje, inwigilować działania i wymagać absurdalnej liczby raportów? Podejrzliwość wydłuża cały proces oraz zdecydowanie utrudnia pracę zewnętrznej firmie. To z kolei negatywnie wpływa na atmosferę współpracy. Zatrudnij agencję w momencie, gdy jesteś tego naprawdę pewny i daj jej wykazać się efektami.
6 kroków zanim podpiszesz umowę z agencją rekrutacyjną
Jak powinna wyglądać współpraca i co możesz zrobić, aby przebiegła w najlepszy możliwy sposób?
1. Sprecyzuj oczekiwania wobec kandydata
Określ też jakie masz w tym temacie trudności. Agencja znajdzie dla Ciebie najlepsze talenty o ile będzie wiedziała czego potrzebujesz. Zanim skontaktujesz się z firmą, postaraj się określić:
- nazwę stanowiska,
- główne oczekiwania, które nie podlegają negocjacjom,
- zakres obowiązków,
- wymagane wykształcenie,
- wymagane umiejętności i znajomość narzędzi,
- doświadczenie na wybranym stanowisku,
- znajomość języków obcych,
- wymagane kursy / uprawnienia / szkolenia / certyfikaty,
- inne kwestie, na których Ci zależy np. cechy charakteru.
2. Zastanów się, co oferujesz kandydatom
Niektóre elementy konsultanci wyłapią w trakcie wywiadu, jednak bardzo ważne jest abyś przygotował się do rozmowy i wymienił jak najwięcej składników oferty. Przed spotkaniem z agencją wyłoń więc:
- widełki wynagrodzenia, które możesz zaoferować,
- benefity pozapłacowe oferowane na danym stanowisku,
- elementy oferty, które mogą pomóc przekonać kandydatów do Twojej firmy,
- Candidate Value Proposition.
3. Przemyśl oczekiwania względem współpracy z agencją
Jak chcesz, aby wyglądała Wasza komunikacja? Czy potrzebujesz cotygodniowych spotkań czy możecie poprzestać na wymianie maili? Jakie informacje chciałbyś, żeby spływały do Ciebie na bieżąco?
4. Przygotuj paczkę wszystkich niezbędnych informacji
Tak, agencja rekrutacyjna przeprowadzi za Ciebie proces, ale potrzebuje do tego konkretnych wskazówek. Podczas wywiadu konsultanci mogą pytać Cię o obszary związane ze:
- strukturą oraz kulturą firmy,
- zespołem i przyszłymi współpracownikami,
- trybem pracy, w tym godzinami oraz możliwością pracy zdalnej,
- rodzajem oferowanej umowy,
- odpowiedzialnością i ryzykiem wynikającym ze stanowiska,
- programami oraz technologiami używanymi w firmie.
5. Zrób dokładny research
Zapoznaj się z informacjami na stronie internetowej agencji, przeczytaj case studies, wybadaj podejście podczas wstępnej rozmowy dotyczącej współpracy. Dokładnie prześwietl oferowany zakres usług i obszary odpowiedzialności.
6. Wybierz firmę
Następnie ustal z nią warunki współpracy. Dzięki temu usprawnisz pracę. Warto określić między innymi:
- liczbę poszukiwanych osób oraz tych, który ma zarekomendować agencja,
- profil kompetencyjny kandydata,
- harmonogram prac, czyli kolejne etapy procesu oraz dobrane narzędzia.
Etapy współpracy z zewnętrzną firmą
- Wysłanie zapytania ofertowego ze wstępnym briefem.
- Ustalenie wymagań, profilu kandydata oraz warunków współpracy z agencją.
- Wycena kosztu rekrutacji.
- Podpisanie umowy.
- Rozpoczęcie rekrutacji, czyli poszukiwania kandydatów z użyciem ustalonych wcześniej narzędzi.
- Selekcja kandydatów. Agencja wybiera osoby, które jej zdaniem mają największe szanse na zatrudnienie i zaprasza je do kolejnego etapu rekrutacji. W wyniku rozmów kwalifikacyjnych wyłonione są najlepsze talenty.
- Bezpośrednie spotkanie z wybranymi kandydatami. To moment, w którym możesz osobiście poznać potencjalnych pracowników.
- Po spotkaniach podejmujesz ostateczną decyzję o zatrudnieniu najbardziej dopasowanego kandydata.
- Zatrudniasz wybraną osobę, a agencja wystawia fakturę za przeprowadzony proces.
Kilka złotych rad
Na koniec mam dla Ciebie kilka porad, dzięki którym współpraca z agencją przebiegnie zdecydowanie sprawniej.
Dawaj agencji informację zwrotną w czasie rzeczywistym
Szczególnie o kandydatach. W ten sposób jeżeli firma pójdzie w złym kierunku, będziesz mógł szybko poprawić jej kurs, co z kolei pomoże szybciej uzyskać oczekiwane efekty.
Poproś o przykłady
Nawiązując kontakt z wybranymi agencjami, poproś ich przedstawicieli o listę sfinalizowanych procesów rekrutacyjnych, referencje od klientów oraz przykłady przypadków współpracy z firmami podobnymi do Twojej (case studies).
Trzymaj się ustalonych na początku warunków
Brak spójności oraz ciągłe zmiany negatywnie wpływają na doświadczenie kandydata, a tym samym na Twój wizerunek.. Konsekwentność w działaniu usprawnia też pracę agencji i poprawia komunikację.
Zadbaj o to, aby w umowie zawarta była gwarancja
Działa ona następująco: jeżeli pozyskany kandydat w określonym przedziale czasowym po zatrudnieniu (najczęściej są to 3 miesiące) odejdzie z firmy, agencja przeprowadzi proces raz jeszcze. Nie przesadzaj z długością okresu gwarancyjnego. Zewnętrzna firma nie ma wpływu na to, w jaki sposób prowadzisz onboarding ani na warunki współpracy w Twojej firmie.
Wybierz firmę, która specjalizuje się w Twojej branży
Rekrutacja na poszczególnych rynkach czasami rządzi się unikalnymi prawami, dlatego zadbaj o to, aby wynajęta firma potrafiła płynnie poruszać się w danym środowisku.
Współpraca z agencją rekrutacyjną nie jest wcale rozwiązaniem idealnym. Z pewnością jednak potrafi być ratunkiem dla tych pracodawców, którym brakuje umiejętności lub zespołu HR/ ds. rekrutacji. Pamiętaj jednak o tym, że skuteczność zależy też od Twojego zaangażowania w proces. Dlatego przygotuj się do współpracy i traktuj konsultantów jak członków własnego zespołu. Jedynie w ten sposób możesz liczyć na zadowalające wyniki.
