Za sukcesem rekrutacji kryje się jej odpowiednie przygotowanie. Dlatego zamiast zatrudniać ad hoc bez głębszej refleksji, spójrz na ten proces z szerszej perspektywy i zaplanuj go od A do Z.
Kiedy zatrudnić nowego pracownika?
Na początek zastanówmy się kiedy przychodzi moment, w którym pojawia się potrzeba zatrudnienia kolejnej osoby. Chociaż każda firma to indywidualne historie, istnieje jeden wspólny mianownik. Myśl o nowym pracowniku wywołana jest tak naprawdę ryzykiem, które czai się za rogiem. Może to być ryzyko zbytniego obciążenia obecnego zespołu, co prowadzi do fali wypowiedzeń lub ryzyko niewykorzystanej szansy biznesowej z powodu braku pożądanych kompetencji i talentów.
Jeżeli znasz te dwie powyższe sytuacje z autopsji, to jest to moment, w którym powinna pojawić Ci się czerwona lampka. Najwyraźniej Twój plan zatrudnienia wymaga poprawek. Słynne Lepiej zapobiegać niż leczyć idealnie się tutaj sprawdza. Zamiast doprowadzać do wyczerpania obecnych pracowników i szukania nowego talentu w pośpiechu (co jak dobrze wiesz, nie wróży rekrutacji sukcesu), zdecydowanie lepiej jest działać prewencyjnie. Na spokojnie, patrząc na firmę w holistyczny sposób.
Żeby nie było, sam przekonałem się o tym nie z podręczników, a z własnego doświadczenia. Kilka lat temu, działając przy projekcie dla dużej, amerykańskiej firmy, która posiada swój oddział w Polsce, dostaliśmy informację o zapotrzebowaniu na kilkanaście nowych, bardzo specjalistycznych stanowisk. Rekrutacja miała zostać przeprowadzona prężnie, więc zaangażowano kilka agencji, znacznie zwiększono budżet HR i podjęto intensywne działania promocyjne. Po dwóch miesiącach, w trakcie których w proces zaangażowanych zostało kilkudziesięciu kandydatów, okazało się, że decyzja o rozbudowie nie została finalnie zatwierdzona i firma jednak rezygnuje z planów. Wszystkim musieliśmy podziękować. Przypadek skrajny, jednocześnie dający wiele do myślenia. Niestety, najbardziej ucierpiał przy tym (oprócz budżetu) wizerunek firmy wśród ciężkich do znalezienia specjalistów z regionu. Jestem ciekawy jak mocno wpłynęło to na wszystkie późniejsze procesy rekrutacyjne i czy ktokolwiek to zmierzył.
Planowanie zatrudnienia to naprawdę duże wyzwanie. Jak w końcu przewidzieć zapotrzebowanie i rozplanować je w czasie? A jednak, warto próbować. Zły plan procesu rekrutacyjnego może bowiem zaprzepaszczyć cele firmy, skutecznie blokując jej działania i przepalając budżet. Na szczęście, na błędach można się uczyć. Wyzwania w poprzednim projekcie zainspirowały mnie do sprawdzenia kilku metod, które teraz usprawniają planowanie zatrudnienia zarówno w Workate, jak i w firmach naszych klientów. Co więcej, po przeczytaniu tego artykułu, również Ty będziesz miał okazję sprawdzić te metody.
Czym jest planowanie zatrudnienia w firmie i dlaczego jest takie ważne?
Proces planowania personelu w firmie pozwala odpowiedzieć na jedno z najważniejszych pytań HR:
Ile i jakich osób potrzebuję, by zrealizować obecne i przyszłe cele biznesowe firmy?
Brzmi prosto, ale stworzenie takiego harmonogramu działań rekrutacyjnych jest skomplikowane i wymaga bardzo analitycznego podejścia do procesów HR. Aby zacząć myśleć o planowaniu, potrzebujesz tak naprawdę uporządkować sobie cele firmy i jej obecną sytuację. Na początku pracy powinieneś więc odpowiedzieć na poniższe pytania:
- Jakie zadania stoją przed Twoją firmą?
- Jakich umiejętności i kompetencji wymagają te wyzwania?
- Ile osób będzie koniecznych, by wykonać pracę w optymalnym czasie?
- Jak w kontekście wyzwania wypada Twój obecny zespół? Na ile składa się on z osób o pożądanych cechach, a na ile z pracowników, których talenty są zupełnie nieprzydatne?
Bardzo ważne jest abyś pamiętał, że planowanie kadr może zarówno dotyczyć całej firmy, jak i konkretnego projektu lub działu. Równocześnie, proces zatrudnienia nawet w ramach jednego zespołu ma wpływ na wszystkie obszary działania biznesu.
Jakie są najczęstsze błędy w planowaniu zatrudnienia?
Jako że wiesz już, że prewencyjne działanie w rekrutacji jest piekielnie ważnym procesem, z pewnością nie chciałbyś popełnić w nim błędów. Poniżej przedstawię Ci najczęstsze z nich, abyś mógł w przyszłości uniknąć niepowodzeń:
- Niedoszacowanie zatrudnienia – czyli zbyt mała liczba rąk do pracy. Prowadzi to oczywiście do nierealizowania zadań w terminie, przeciążenia pracowników i ostatecznie, niezadowolenia klientów. Brak reakcji w tej sytuacji może grozić rotacją w zespole i pogorszeniem jakości działania. A to grozi utratą klienta;
- Przeszacowanie zatrudnienia – pracowników jest za dużo, co wywołuje budzącą grozę nudę. Brak zadań potrafi szybko demotywować zespół, któremu trudniej jest wrócić na właściwe tory, gdy pracy przybywa i psuć atmosferę w pracy. Oprócz tego, utrzymywanie nie robiących nic pracowników przynosi dużo kosztów, a mało zysków;
- Błędy w planie kadrowym, które owocują brakiem balansu pracy i zespołów – to sytuacja, w której brakuje różnorodności w talentach oraz stanowiskach personelu. Dla przykładu, na Twój zespół składa się dziesięciu juniorów programowania i jeden senior. Osoba z doświadczeniem nie nadąża z uczeniem młodszych kolegów, ale równocześnie nie ma też czasu na sprawdzenie ich pracy. W efekcie klient kupuje program pełen błędów, senior czuje się bezradny i zirytowany, a juniorzy nie otrzymują szansy na rozwój.
Co da Ci prawidłowo przeprowadzony proces planowania zatrudnienia?
Prawdopodobnie zalety skutecznego procesu planowania kadr przyszły Ci na myśl same w trakcie czytania tego artykułu. Aby jednak zmotywować Cię jeszcze bardziej do zoptymalizowania swoich działań w tym zakresie, zwrócę uwagę na najważniejsze korzyści.
Przede wszystkim, odzyskasz kontrolę nad kosztami. Prawidłowo przeprowadzony proces planowania zatrudnienia eliminuje zbędne wydatki personalne i redukuje koszty rekrutacji, która w dodatku jest o wiele bardziej efektywna. Podejmowane w tym zakresie działania są przemyślane, co skutkuje nowym pracownikiem dysponującym faktycznie potrzebnymi nam umiejętnościami. Z kolei gdy masz wskazane braki kompetencyjne, słabe i mocne strony zespołu, dociera do Ciebie jakich talentów w nim brakuje. Planowanie zatrudnienia wpływa równie pozytywnie na atmosferę w pracy, zwiększając zadowolenie pracowników i tym samym ich zaangażowanie. Szczęśliwi pracownicy to lepiej wykonane zadania, dlatego skuteczny proces planowania zatrudnienia przyczynia się również do satysfakcji klientów.
Jak stworzyć plan zatrudnienia pracowników?
Pora na konkrety. Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest fakt, że planowanie kadr to proces wymagający współpracy różnych działów. O ile to pracownicy HR odpowiedzialni są za finalny koncept, to kadra zarządzająca ustanawia ramy planu, wskazując cele biznesowe, a managerowie poszczególnych zespołów uświadamiają braki konkretnych talentów. Jedynie wspólne działanie pozwoli stworzyć naprawdę dobry plan.
Poniżej znajdziesz etapy procesu planowania zatrudnienia krok po kroku:
1. Jaki jest Twój obecny zespół?
Świetnym sposobem znacznie ułatwiającym rozwój organizacji od samego jej początku, jest stworzenie planu zatrudnienia już na poziomie biznesplanu. W praktyce biznesowej takie analizy – nad czym ubolewam – przeprowadzane są jednak rzadko. Najczęściej pierwszym krokiem w planowaniu zatrudnienia jest określenie liczby aktualnie zatrudnionych pracowników wraz z opisem ich zadań, talentów i obciążenia pracą.
W praktyce oznacza to wypisanie wszystkich stanowisk oraz przeprowadzenie wywiadów z pracownikami. Pomoże Ci to nie tylko zobaczyć, gdzie już występują braki kadrowe, ale również określić przyszłe zapotrzebowanie na pracowników. Opis stanowisk przyda się również w innych obszarach ZZL, np. w tworzeniu polityki płacowej.
2. Ilu pracowników i o jakich umiejętnościach potrzebujesz?
Kolejny krok to rozpisanie planów biznesowych w kontekście zapotrzebowania kadrowego. Określ więc liczbę osób potrzebnych do realizacji danego celu. Następnie sprawdź czy między stanem obecnym, a faktycznym istnieje rozbieżność.
Nie chodzi jednak o samą liczbę pracowników, ale o posiadane przez nich umiejętności. Stwórz także spis obecnych w zespole kompetencji oraz talentów, które przydadzą się w wyznaczonych w poprzednim etapie wyzwaniach.
ZADANIE
Duży sklep internetowy zatrudnia osoby do obsługi infolinii. Dziennie pojawia się 60 zapytań telefonicznych. Średnio rozmowa z konsultantem trwa 5 minut. Obecnie masz dwóch takich pracowników, którzy w wolnym czasie odpowiadają również za korespondencję z klientami. W związku z planem zwiększenia liczby użytkowników sklepu szacuje się, że w przeciągu kolejnych 6 miesięcy liczba zapytań wzrośnie do 180 dziennie. Infolinia czynna jest od 08:00 do 20:00.
Czy i ilu pracowników będzie trzeba zatrudnić w najbliższej przyszłości?
3. Potrzeby vs. możliwości. Co możesz zrobić, aby spełnić oczekiwania kadrowe?
Na tym etapie chodzi przede wszystkim o to, abyś nie tworzył planu w oderwaniu od budżetu firmy i jej możliwości finansowych. Chyba każdy rekruter był w sytuacji, w której szukał owianego legendą pracownika idealnego, oferując mu zupełnie nieadekwatne do umiejętności wynagrodzenie. Niestety, taki plan nie przejdzie. Dlatego nieodzownym elementem planowania zapotrzebowania na pracowników powinno być zbadanie oczekiwań płacowych i stworzenie symulacji budżetu wynagrodzeń.
Przykładowo, w wyniku analizy dostępnego budżetu zdarzyło mi się podjąć decyzję o outsourcingu niektórych procesów w firmie. Bądź więc otwarty na różne możliwości – w ich wdrożeniu chodzi przede wszystkim o poprawę sytuacji w Twoim biznesie.
Poza outsourcingiem inną opcją radzenia sobie z potrzebami rekrutacyjnymi jest automatyzacja pracy. Dzięki zastosowaniu aplikacji pracownicy mogą zostać odciążeni w rutynowych zadaniach, co wpływa pozytywnie na ich morale.
4. Bądź na bieżąco z innymi zmiennymi, które wpływają na proces planowania zatrudnienia.
Powyższe etapy to trzon Twojej pracy, jednak istnieje jeszcze kilka aspektów, które również powinieneś uwzględnić.
Na początek kwestia poziomu rotacji w firmie. Ustalenie tego czynnika pozwoli Ci oszacować procent pracowników, których prawdopodobnie będziesz musiał zastąpić. Bezpośredni wpływ na ruch personelu ma stopa bezrobocia, którą również powinieneś monitorować. Innymi zmiennymi są przewidywane inwestycje w firmie oraz fuzje czy działania konkurencji w kontekście employer brandingu. Przy planowaniu zatrudnienia warto, abyś zwrócił również uwagę na specyfikę procesów rekrutacyjnych przy danych stanowiskach i działach. Ostatnią kwestią są zmiany w gospodarce, które tak jak w przypadku epidemii koronawirusa, mogą obrać bardzo niespodziewaną formę.
Powyższe zmienne mogą wystraszyć, ponieważ ani ja i Ty nie mamy wpływu na gospodarkę globalną. Nie jesteśmy też w stanie przewidzieć wszystkich zmian. Niemniej, skuteczny plan zatrudnienia pozwoli Ci odzyskać kontrolę nad procesami w firmie. A to w mojej opinii jest wystarczające, aby zapewnić Ci stabilny grunt. Pamiętaj jednak, aby po stworzeniu pierwszego planu nie siadać na laurach. To praca, którą trzeba wykonywać regularnie. Dlatego zmieniaj swój plan na bieżąco, dostosowując go do swojego biznesu. Nie na odwrót.
ROZWIĄZANIE ZADANIA
Przy założeniu średnio 5 minutowej rozmowy, w ciągu 8 godzinnej zmiany pracownik może obsłużyć średnio 80 klientów (120 przy założeniu 12 godzinnej zmiany).
Przy 180 zapytaniach, które nie rozkładają się równomiernie w ciągu dnia, aby zapewnić płynność odpowiedzi i wysoką jakość obsługi klienta powinieneś mieć średnio dwóch pracowników w czasie zmiany. Zakładając, że infolinia jest czynna zarówno w niedzielę i święta potrzebujesz obsadzić 8760 roboczogodzin (365 dni x 12 x 2). Rok 2020 to 2024 roboczogodziny dla pełnego etatu, czyli potrzebujesz 4,3 pracownika.
Jeśli pracownicy będą zatrudnieni na umowę o pracę, to przysługuje im urlop, trzeba też zaplanować możliwość choroby, zatem potrzebujesz minimum pięciu pracowników. Masz dwóch, czyli w ciągu pół roku trzeba zatrudnić kolejnych trzech.
