Zaakceptowana przez kandydata oferta to dla pracodawców wygrana. Mamy go! – krzyczą z radością rekruterzy, spoczywając na laurach. Czy aby na pewno to koniec? Czas między przysłowiowym przybiciem piątki, a pierwszym dniem pracy to moment pełen refleksji, wątpliwości i pojawiających się kontrofert. Aby nie wypaść nieświadomie z obiegu, pracodawcy zamiast rozluźniać, powinni zacieśniać więzi z kandydatem. Tak, aby nie mógł doczekać się nowej pracy.
Onboarding i preboarding. Czy to pierwsze nie wystarczy?
Dla niektórych już sam onboarding brzmi nieswojo. Co dopiero gdy zamienimy to na tajemnicze “pre”. O co w ogóle w tym chodzi?
Onboarding to wdrożenie nowego pracownika. Czyli plan tego, jak będą wyglądać jego początkowe dni w firmie. Specjalnie piszę tutaj w liczbie mnogiej, bo adaptacja nie zaczyna się i nie kończy pierwszego dnia pracy, a trwa nawet przez kilka miesięcy. O tym co zrobić, aby stworzyć onboarding, dzięki któremu pracownik zostanie w firmie na dłużej, przeczytasz w innym artykule. Dzisiaj skupimy się bowiem na magicznym czasie między domknięciem oferty z kandydatem, a jego przyjściem do pracy.
Preboarding to działania, które pracodawca podejmuje po przyjęciu przez kandydata oferty pracy, a przed jego pierwszym dniem na nowym stanowisku. W zarówno pre- i onboardingu chodzi o to, aby spełnić złożoną wcześniej obietnicę. Aby łatwiej było Ci to zrozumieć, wyobraź sobie, że otrzymałeś zaproszenie na wydarzenie. Patrzysz na formę, estetykę i zawarte informacje. Całość budzi w Tobie określone emocje (“podoba mi się!”), zachęca wyobraźnie do działania (“ciekawe jak będzie wyglądał ten pokaz laserowy”), buduje oczekiwania ( “szykuje się impreza roku!”) i jest niejako obietnicą tego wszystkiego, co właśnie poczułeś. Wiesz, że w podobny sposób działa proces rekrutacji? Przekazywane przez rekrutera informacje, przebieg spotkań i inne doświadczenia wywołują emocje, tworzą łańcuch myśli i kreują oczekiwanie, że złożona obietnica zostanie spełniona.
A więc, co obiecałeś kandydatowi?
Jeżeli w trakcie rekrutacji zbudowałeś wizerunek odpowiedzialnego i godnego zaufania pracodawcy, który traktuje pracowników empatycznie i dba o ich potrzeby, to czas preboardingu jest momentem, aby to udowodnić. To, co dzieje się przed pierwszym dniem w pracy i na początku nowej kariery może bezpośrednio wpłynąć na zaangażowanie oraz nastawienie nowego pracownika. Rzecz w tym, aby ten wpływ był pozytywny.
Preboarding – czas przygotowań, a nie oczekiwania
Co zatem możesz zrobić, aby doświadczenie nowego pracownika zachęciło go do pracy? Traktuj czas po zaakceptowaniu oferty jako kolejny etap rekrutacji, a nie wygraną. Niestety, wiele firm po uściśnięciu dłoni z nowym członkiem zespołu, zabiera się za otwieranie szampana. Atmosfera się rozluźnia, w końcu wszystko zostało zrobione. Mam ochotę napisać: hola hola! To przecież dopiero kolejny krok w procesie zatrudnienia.
Źle poprowadzone dalsze etapy wpływają na to, że aż 1/3 kandydatów zaczyna rozglądać się za innym miejscem pracy w ciągu pierwszych 6 miesięcy zatrudnienia.* Unikniesz tego, jeżeli zamiast otwierać szampana, włożysz go do lodówki i zaczniesz tworzyć plan działania. Przychodzący pracownik musi poczuć, że jest ważny – zadbasz o to, gdy Twoja organizacja będzie gotowa na jego przyjęcie.
Wszystkie zadania dla zespołu HR oraz innych zaangażowanych osób (np. administracji i IT) powinny być dokładnie rozpisane i zaplanowane. Spotkaj się z pracownikami i wspólnie ustalcie, co musi być gotowe na pierwszy dzień pracy oraz jaki jest optymalny czas na wykonanie poszczególnych zadań czy wypełnianie wniosków. Weź pod uwagę między innymi:
- kwestionariusz i umowę,
- nowe konto e-mailowe,
- miejsce pracy,
- narzędzia do pracy (laptop, telefon itd.),
- dostępy do narzędzi, chmur,
- zbiór informacji o warunkach (formalne i nieformalne zasady, kultura organizacyjna),
- plan pierwszego dnia/tygodnia w firmie.
Wiem, że praca, zwłaszcza w niektórych branżach, jest bardzo dynamiczna. Pomimo tego spróbuj w ramach preboardingu ustalić harmonogram działań w dniu pojawienia się nowej osoby. Typowym scenariuszem z pracowniczych koszmarów jest ten, w którym nikt nie ma czasu się Tobą zająć. Dlatego, gdy tylko pojawi się data pierwszego dnia pracy, upewnij się, że każdy zaangażowany pracownik poświęci chwilę nowej osobie.
Co możesz zrobić dla pracownika zanim dołączy do Twojej firmy?
Zanim przejdę do listy pomysłów, najpierw korzyści. Jakie efekty chcesz uzyskać poprzez swoje działania? Na co może liczyć nowy pracownik?
- Na potwierdzenie złożonej wcześniej obietnicy
Wniosek nowej osoby jest prosty: to jest firma, której mogę ufać! Co zwiększa jej zaangażowanie. - Na swobodę i mniej stresu
Jeszcze przed pierwszym dniem pracy kandydat czuje, że jest częścią zespołu i nie martwi się tym, jak zostanie przyjęty. Zamiast tego, nie może doczekać się nowej przygody. - Na porządek i strukturę
Te dwie rzeczy docenią także inni pracownicy. Ustalenie planu, rozłożenie pracy i jasne zadania sprawią, że każda strona zaangażowana w onboarding będzie o wiele spokojniejsza.
Ok, co zatem możesz zrobić dla nowego pracownika w ramach preboardingu?
Miej z nim stały kontakt
Ustal częstotliwość, która nie będzie nachalna i informuj go o rzeczach ważnych (pracownik nie musi wiedzieć o każdej małej rzeczy, którą robisz). Sprawdzaj po prostu czy nic się nie zmieniło po jego stronie, pytaj o ewentualne wątpliwości i potrzeby. I daj mu znać gdy uda Ci się je spełnić np. (“pamiętasz naszą rozmowę o biurku, którego byś potrzebował? Mam dobrą informację – już na Ciebie czeka!”).
Prześlij mu welcome booka
A najpierw go stwórz. Zakładam bowiem, że możesz nie mieć takiego cuda. Czym jest welcome book / culture book? To dokumenty, które opisują nowym pracownikom najważniejsze zasady obowiązujące w firmie. Przyszły członek zespołu znajdzie tam informacje dotyczące kultury organizacyjnej czy misję i wizję nowego pracodawcy. Z welcome booków można też wyczuć atmosferę firmy. To także jasne, ciekawe i ładnie przygotowane źródło wiedzy, do którego ma się dostęp w każdym momencie.
Dorzuć też manual
Dwa podręczniki? Wiem, ostatnio tyle lektur było na studiach. Manual (lub handbook) to jednak w odróżnieniu od welcome booka dokument bardziej praktyczny, który np. opisuje nowemu sprzedawcy zasady pracy z klientem. Jest to moim zdaniem bardzo przydatny element, który umożliwi sprawniejszą adaptację. Pozwoli także nowej osobie lepiej pracować, a przełożonym odejmie ilość obowiązków ciążących na barkach. W dodatku, raz opracowany manual jest dokumentem wielokrotnego użytku, który w przyszłości przyspieszy wdrożenie kolejnych osób na danym stanowisku.
Przygotuj dla niego upominek
Zanim nowy pracownik dotrze do biura, prześlij mu specjalny prezent. Może to być firmowy gadżet, który przyda się w pracy, zdjęcie nowych kolegów, dedykowana krzyżówka z sytuacyjnym hasłem lub coś innego – w tej kwestii możesz naprawdę dać wyszaleć się swojej wyobraźni. To zadanie to także super okazja do zorganizowania burzy mózgów nie tylko dla działu HR, ale również innych pracowników.
Nagraj dla niego wideo
Krótki film (nawet do 30 sekund) to nieformalny sposób, aby powitać nowego pracownika i pokazać mu firmę od wewnątrz. W wideo możesz występować Ty, bezpośredni menedżer lub przyszły współpracownik. Film sprawdzi się jako Q&A (możesz nawiązać do pytań konkretnego pracownika), office tour lub po prostu jako sposób na rozluźnienie atmosfery przed pierwszym dniem pracy.
Zaproś na nieformalne spotkanie
Pozapracowe wyjście to super sposób na to, aby zmniejszyć stres podczas wizyty w biurze. W końcu nowy pracownik poznał już większość ekipy. Możesz zaprosić go na spotkanie integracyjne lub wydarzenie branżowe, na które wybiera się część zespołu.
Dobre przykłady preboardingu w firmach
Nic tak nie inspiruje, jak dobre pomysły innych organizacji. Zobacz więc co robią wymienieni pracodawcy, aby budować relację z nowym pracownikiem jeszcze przed jego pierwszym dniem pracy:
- Firstborn wysyła do nowych pracowników pocztówkę wraz z mapą okolicy biura, na której zaznaczone są najbliższe restauracje, bary i sklepy.
- eEngine napisało welcome book z perspektywy kandydata, odpowiadając na najważniejsze pytania, które mogą zrodzić się w jego głowie.
- Oprócz powyższego, eEngine stworzyło też onboardingowy handbook „Podręcznik Dev Knighta” dla programistów oraz „PMwork” dla project managerów.
- Objectivity wysyła do świeżo upieczonych kandydatów comiesięczny newsletter. Nowy pracownik znajdzie tam luźną formę i lekki język, którym opisane są nowości w firmie.
- Rekrutacja w IMPACT zbiegła się w czasie z końcem remontu ich biura. Aby nowy pracownik czuł się jeszcze bardziej podekscytowany przyjściem do pracy, otrzymał od firmy paczkę zdjęć po przemianie wnętrza.
- Waywer już od samego początku procesu rekrutacyjnego wysyła do swoich kandydatów spersonalizowane, 1-3 minutowe wideo wiadomości. Pierwszy film osoby startujące na dane stanowisko otrzymują od razu po informacji o zainteresowaniu aplikacją, następne wysyłane są automatycznie z ustaloną częstotliwością.
Zainspirowany? Mam nadzieję. Teraz pora na grupową burzę mózgów i planowanie najlepszych rozwiązań dla Twojej firmy. Trzymam kciuki za to, abyś mógł świętować skuteczny preboarding, otwierając szampana z nowym pracownikiem.
