Wiele firm nadal lekceważy onboarding. Traktuje go jako proces, który można wcisnąć w jeden dzień, oprowadzając po biurze i przekazując jedynie garść informacji. A jednak, adaptacja nowego pracownika nie zaczyna się jego pierwszego dnia pracy. I zdecydowanie na tym dniu się nie kończy.
Konsekwencje złego onboardingu
Co dzieje się w Twojej firmie, jeżeli onboarding jest przeprowadzony nieprawidłowo? Dzieje się źle. A dokładniej – organizacja udowadnia nowemu pracownikowi, że nie można jej ufać. Dlaczego? Bo złamała obietnicę, którą złożyła na początku rekrutacji.
Jak już podkreśliłem na wstępie, onboarding nie zaczyna się wcale pierwszego dnia pracy. Jest to jednak moment, w którym nowy pracownik ma szansę przejrzeć na oczy. Pierwsze dni to chwila weryfikacji swojej wizji pracodawcy. Niestety, bardzo często okazuje się, że rekruter obiecał kandydatowi złote góry. Przedstawiam tutaj perspektywę kandydata, ale jego negatywne doświadczenia niosą za sobą mało przyjemne konsekwencje dla firmy.
Niewłaściwie przeprowadzony onboarding może skutkować wypowiedzeniem nowozatrudnionej osoby już w ciągu pierwszego roku pracy. Według badań Michael Page firma, która po przykładowych 3 miesiącach zostaje bez pracownika, musi ponieść wydatek nawet 90 tysięcy złotych.* Na tę pokaźną sumę składają się między innymi koszty związane z zatrudnieniem, wdrożeniem pracownika, procesami administracyjnymi i rekrutacją następcy.
Duża rotacja w zespołach, ponowne zatrudnienie i frustracja nowych pracowników to jedynie kilka konsekwencji, które wpływają negatywnie na cele biznesowe firmy oraz na atmosferę w pracy. Co więcej, niezadowolenie bardzo szybko rozprzestrzenia się poza organizację. O mało przyjemnych doświadczeniach mówimy w końcu chętniej, przez co pracodawca buduje sobie niesprzyjającą opinie. Niezadowoleni pracownicy, którzy zostają w firmie, pracują z kolei o wiele mniej efektywnie. A jestem pewny, że nie o taki efekt chodzi podczas zatrudniania nowych osób.
Korzyści dobrze przeprowadzonego onboardingu
Onboarding jest naprawdę niedocenianym procesem, który źle zaplanowany skutecznie gasi entuzjazm nowego pracownika. Ustawia go również w pozycji, gdy w zupełnie nowym otoczeniu zbudowanym na niewiadomych, jest zdany jedynie na siebie. I niestety, o ile część osób poradzi sobie z takim wyzwaniem, wielu kandydatów w jego wyniku poniesie porażkę. Żeby jednak nie było tak pesymistycznie, przeprowadzony w przemyślany sposób, może pozytywnie wpłynąć na nastawienie nowego pracownika i zwiększyć jego zaangażowanie w pracy.
Było o wydatkach, to teraz zacznę od oszczędności. Przykładowo, Leroy Merlin przed wprowadzeniem zmian w onboardingu, żegnało się aż z 55% pracownikami ze stażem 0-3 miesiące. Według analizy przeprowadzonej przez markę, obniżenie rotacji o 2 punkty procentowe generowałoby oszczędność w firmie rzędu miliona złotych. Brzmi całkiem nieźle, prawda?
Inną zaletą jest fakt, że przemyślany onboarding nowego pracownika zwiększa jego satysfakcję z pracy. Ba, aż 91% osób pozostaje w firmie dłużej, jeżeli na początku ich przygody przeprowadzona została właściwa adaptacja. Firma zwyczajnie, jak na początku każdej znajomości, zbiera punkty, które budują w zatrudnionej osobie zaufanie oraz wizję stabilnej, dobrej organizacji, dającej szansę na świetlaną przyszłość. Po co więc rezygnować z tej relacji?
Kolejną korzyścią skutecznego onboardingu jest wyższa nawet o 50% produktywność pracowników i ich większe zaangażowanie. Odpowiednia adaptacja to także mniejszy stres na początku pracy – nowo zatrudnione osoby mogą zwyczajnie skupić się na zadaniach i budowaniu relacji z zespołem. Wisienką na torcie korzyści przemyślanego onboardingu jest dobry wizerunek pracodawcy. A to zamyka koło, bo ułatwia rekrutację kolejnych osób.
Jak skutecznie przeprowadzić onboarding?
Przede wszystkim obudź w sobie empatię. W onboardingu (jak zresztą w całym procesie rekrutacji) chodzi o drugiego człowieka. Możesz upierać się, że dobrze o tym wiesz. Jeżeli jednak Twoja firma nadal boryka się z poważnymi problemami HR-owymi, to znaczy że wiedza nie przekłada się na działanie. Dlatego wejdź wraz zespołem w buty pracownika i spróbuj spojrzeć na onboarding jego oczami.
Pomyśl o tym jakie uczucia i myśli mogą towarzyszyć kandydatowi na każdym etapie onboardingu (a raczej preboardingu): podczas rekrutacji, w momencie otrzymania pozytywnej informacji, zaraz po podpisaniu umowy, pierwszego dnia pracy i w kolejnym okresie.
Zastanów się jakich informacji kandydat może szukać? Co będzie chciał wiedzieć, aby zapewnić sobie poczucie bezpieczeństwa? Uważaj, bo tutaj jest pewien haczyk. Kandydat nie interesuje się jedynie samym stanowiskiem, ale też atmosferą firmy i jej specyfiką. Oprócz przebiegu dnia pracy, prawdopodobnie będzie szukał też informacji na temat pobliskich sklepów, knajp, niepisanych zasad w firmie, tradycji itd.
Nadal stojąc w butach zatrudnionego kandydata, rozpisz proces onboardingu krok po kroku. Co robi nowy pracownik, gdy otrzymuje informacje o pozytywnie zakończonej rekrutacji? Jakie działania podejmie po podpisaniu umowy i jak przygotuje się do pierwszego dnia pracy?
Stwórz z zespołem ścieżkę onboardingu i zapisz wszystkie ważne etapy wraz z możliwościami. Co może pomóc Ci w tej pracy? Jeżeli ktoś wcieli się w rolę nowego pracownika i przejdzie adaptację. Taka symulacja sprawi, że teoria stanie się praktyką, a to w końcu doświadczenie uczy najlepiej. Rzeczywiste przejście onboardingu wskaże też momenty, które trudno zauważyć siedząc przy biurku. Pamiętaj, że w symulacji nie chodzi o to, aby na siłę coś dopieszczać. W ten sposób masz sprawdzić realny stan.
Onboarding to jednak proces obustronny. Ważne jest doświadczenie nowego pracownika, ale również osób odpowiedzialnych za jego adaptację. Jaka jest ich perspektywa? Rozpisz z zespołem zadania związane z zatrudnieniem nowej osoby oraz czas ich wykonania. Pamiętaj także, aby odpowiedzieć na ważne pytania. Jaką funkcję spełnia administracja i zespół IT? Jakie zadania czekają na menedżera? Czy nowy pracownik będzie miał wsparcie swojego mentora? Czy wszyscy są poinformowani o nowej osobie? Czy zaangażowani w onboarding pracownicy mają w ogóle na niego czas?
Zobacz, jak radzą sobie z onboardingiem inne firmy:
- Agencja Firstborn wysyła swoim przyszłym pracownikom kartkę pocztową, będącą równocześnie mapą okolicy biura, na której zaznaczone są ciekawe bary, restauracje czy sklepy.
- Leroy Merlin dodał do procesu elementy gamifikacji, m.in. w postaci odznak. Może je zdobyć zarówno stażysta, jak i opiekun stażu lub przełożony w nagrodę za wykonanie zadań onboardingowych.
- BorgWarner utworzył Program Buddy. Kim jest Buddy? To opiekun nowo zatrudnionej osoby – pracownik, który udziela rad i wskazówek dotyczących pracy w firmie.
- mTab organizuje szkolenia w taki sposób, aby łączyć nowych pracowników ze starymi wyjadaczami. Pozwala im to lepiej sie poznać, co w codziennej pracy jest trudne.
Sposoby na skuteczny onboarding online
Praca zdalna jeszcze parę lat temu była swojego rodzaju luksusem i formą rzadko spotykaną. Obecnie stała się jednak normą. Co wobec tego z onboardingiem online? Jak sprawić, aby nowy pracownik poczuł się zaopiekowany niezależnie od tego ile kilometrów Was dzieli?
- Przesyłasz nowej osobie umowę do podpisania? Podziel się z nią także informacjami o firmie, obowiązujących zasadach i kulturze w niej panującej. Możesz udostępnić je w dowolnej formie, na przykład pliku w chmurze. W ten sposób ważne dane nie zginą, a pracownik będzie mógł do nich zajrzeć w dowolnej chwili.
- Przygotuj dla nowego pracownika welcome pack – niech znajdą się w nim nie tylko niezbędne narzędzia do pracy, ale także miły upominek od zespołu. Może to być kubek na kawę lub inny gadżet. Ważne jest, abyś nie czekał z wysyłką welcome packu na pierwszy dzień pracy. Wyślij go wcześniej, wzmacniając w ten sposób motywację do działania.
- Nowy pracownik powinien także otrzymać rozpiskę godzinową pierwszego dnia i tygodnia pracy. Zawrzyj w nim odpowiedzi na poniższe pytania: Jakie zadania na niego czekają? Czy będzie brał udział w szkoleniach, a jeśli tak, to w jakich? O której będzie zaczynał pracę, a o której ją kończył?
- Zaaranżuj wideo spotkanie. Dobrze jest zobaczyć siebie nawzajem przed rozpoczęciem pracy. Krótkie spotkanie z menedżerem może być dobrą okazją do zadania nurtujących pytań i wyrażenia swoich wątpliwości. Dobrym pomysłem jest także spotkanie całego zespołu pierwszego dnia pracy, aby powitać pracownika i przedstawić mu po kolei wszystkich kolegów.
- Bardzo często nie da się zobaczyć na wideo ze wszystkimi, dlatego gdy nowa osoba zaczyna pierwszy dzień przypilnuj, aby została powitana w używanym przez firmę komunikatorze.
- W pierwszych dniach pracy bardzo ważne jest wsparcie innych pracowników, dlatego każda nowa osoba powinna mieć przydzielonego mentora.
- Stwórz checklistę dla osób zaangażowanych w onboarding (zarówno dla nowego pracownika, jak i obecnie pracujących osób). Może to być edytowalna lista Google Docs. Umieść w niej zadania do wykonania i rzeczy, które powinny się zadziać. W ten sposób pracownicy będą mieli pewność, że wywiązują się z obowiązków i niczego nie pominęli, a nowy pracownik, że wszystko idzie tak, jak powinno.
Zabierając się za optymalizację procesu, zastosuj taktykę małych kroków. Wybierz 2-3 kluczowe obszary z tego artykułu, z którymi Twoja firma ma największe problemy i zacznij właśnie od nich. W ten sposób planowanie niezapomnianych pierwszych dni w Twojej firmie będzie o wiele bardziej komfortowe i po prostu prostsze.
Powodzenia!
*Przy wynagrodzeniu 5 943 zł brutto.
