Rozmowa rekrutacyjna to moment kulminacyjny, w którym obie strony mogą w końcu spojrzeć sobie w oczy oraz poznać się bliżej. Kluczem do skutecznego spotkania jest więc przeprowadzenie go tak, aby i wilk był syty i owca cała. Jako rekruter potrzebujesz przeprowadzić interview poszerzając perspektywę o punkt widzenia kandydata oraz zadbać o to, aby również jego potrzeby zostały spełnione.
Najpierw przygotowania
Czas przed rozmową to moment przygotowań zarówno dla kandydata jak i rekrutera. Jeżeli chodzi o tych drugich, to niektórzy wolą przed spotkaniem dokładnie przewertować CV, co da im podkładkę do pytań. Inni za to rozdzielają zadania i screening przekazują dedykowanej temu osobie, a sami idą na rozmowę bez żadnych oczekiwań względem rozmówcy.
Według mnie w przygotowaniach i późniejszym spotkaniu najważniejsza jest standaryzacja. I rzecz jasna, klarowne informacje. Uważasz, że schemat zabija empatyczne podejście? Jeżeli powiem Ci, że oferowanie kandydatom takiego samego doświadczenia zdecydowanie zwiększa szanse na pozytywne candidate experience, prawdopodobnie zmienisz zdanie. Używanie tego samego klucza w trakcie rekrutacji na konkretne stanowisko ma na celu zapewnienie równych szans wszystkim aplikującym osobom. Tobie za to umożliwia przeprowadzenie skutecznej, obiektywnej selekcji. Tak więc to, czy rekrutacja będzie empatyczna i ludzka, zależeć będzie przede wszystkim od sposobu komunikacji oraz Twojego nastawienia.
Co zatem powinieneś zrobić, aby w pełni przygotować się do rozmowy?
- Ustal z kandydatem datę, miejsce i czas spotkania. Najlepiej abyś zaproponował mu kilka terminów, z których będzie mógł finalnie wybrać ten najdogodniejszy. Polecam pracować na Google Calendar lub Calendly.
- Zarezerwuj przestrzeń do rozmowy. W dniu spotkania upewnij się, że nikt nie ma planu okupować sali. Niepotrzebny chaos wokół miejsca rozmowy jedynie zwiększy stres.
- Powiedz kandydatowi co go czeka na spotkaniu, aby zadbać o jego komfort psychiczny. Ile będzie trwać rozmowa? Czy na drodze do biura może spotkać przeszkody? Powiedz mu o nich. Czy wymagany jest dress code? Wytłumacz, jakiego stroju oczekujesz. Czy oprócz Waszej dwójki będzie ktoś jeszcze? Koniecznie uprzedź o innych osobach obecnych na spotkaniu.
- Spotkaj się ze współpracownikiem, który będzie obecny na interview i omówcie wspólnie plan rozmowy oraz swoje role.
- Zaplanuj obowiązki danego dnia tak, aby mieć spokojną głowę podczas rozmowy. Poleć to także współpracownikowi.
- Przejrzyj potrzebne dokumenty i przygotuj materiały, które pozwolą Ci profesjonalnie przeprowadzić interview. Zakładam tutaj, że masz już ustalone skuteczne metody selekcji.
- Skontaktuj się z kandydatem dzień przed rozmową i upewnij się, że plany są nadal aktualne.
Standardy rozmowy: kto, gdzie, jak i ile?
Idąc po kolei, w spotkaniu rekrutacyjnym powinien uczestniczyć bezpośredni przełożony. Dlaczego? Zwiększa to obiektywizm finalnej decyzji i pozwala sprawdzić na ile przyszły menedżer dogaduje się z kandydatem. Z kolei dla aplikującej osoby jest to okazja do zadawania nurtujących pytań dotyczących obowiązków i ścieżki rozwoju. Na spotkanie warto zaprosić także przyszłego kolegę z zespołu, którego rolą będzie opowiedzenie o niuansach pracy oraz rozwianie wszelkich wątpliwości. Rozmowa z przyszłym współpracownikiem i menedżerem pozwoli kandydatowi ocenić także jak czuje się w ich towarzystwie. Z drugiej strony, pamiętaj aby nie rozpędzać się w zaproszeniach. Gdy aplikująca osoba po drugiej stronie stołu zobaczy 10 osób, może szybko się speszyć.
Równie istotne jest miejsce, w którym przeprowadzisz rozmowę. Powinno być w nim cicho i kameralnie. Zależy Ci bowiem na tym, aby w trakcie spotkania zapewnić kandydatowi poczucie bezpieczeństwa. Tłoczny open space sprawi, że aplikująca osoba poczuje się obserwowana i oceniana przez innych. W dodatku, w takiej przestrzeni może panować pogłos, który utrudni słuchanie drugiej strony. Dlatego najlepszym rozwiązaniem będzie zarezerwowanie osobnej sali, która znajduje się w zacisznym miejscu biura.
Uczestników spotkania oraz miejsce mamy. Pora na sposób przeprowadzenia rozmowy. Oprócz typowych metod selekcji, np. testów psychologicznych, dużą rolę odgrywają pytania, które zadasz kandydatowi. Powinieneś z ich pomocą pogłębić wiedzę, którą Twój kolega z zespołu uzyskał podczas interview i przechylić szalę na jedną ze stron w przypadku niezdecydowania.
Przykładowe pytania, które możesz zadać podczas rozmowy rekrutacyjnej:
Czego oczekujesz od pracy oprócz określonego wynagrodzenia?
Pieniądze są ważne, ale nie najważniejsze. Zadając to pytanie dowiesz się na ile masz do czynienia z osobą, która wie czego chce. Będziesz miał także bazę do tworzenia oferty dla kandydata.
Co najbardziej podoba Ci się w naszej firmie, a co proponowałbyś nam zmienić?
Pogłębisz pytanie z rozmowy telefonicznej i poznasz lepiej perspektywę kandydata. Sprawdzisz jego myślenie strategiczne oraz upewnisz się czy jest naprawdę zaangażowany w rekrutację (wchodzi w rolę nowego pracownika).
W jakich zadaniach czujesz się najpewniej, a które obowiązki sprawiają Ci największy kłopot?
Przetestujesz samoświadomość potencjalnego pracownika, zderzając jego wiedzę z wynikami testu. Warto także zapytać kandydata o to, czy wykonał np. test Gallupa. A jeżeli tak, to jakie są jego talenty.
Jaki jest Twój cel zawodowy?/ Gdzie widzisz się na ścieżce zawodowej za 5 lat?
Jest to sztampowe, ale bardzo przydatne pytanie, dzięki któremu zobaczysz czy masz do czynienia z ambitną osobą nastawioną na rozwój oraz poznasz oczekiwania i marzenia zawodowe.
Jakie pięć rzeczy byś zmienił w obecnej pracy, gdybyś był swoim szefem?
Otrzymasz elementy, z których powinna składać się Twoja oferta.
Kandydaci zastanawiają się ile będzie trwać rozmowa rekrutacyjna a rekruterzy – ile powinna. Najważniejszym wyznacznikiem jest tutaj nasycenie wiedzą u obu stron. Celem rekrutera jest zdobycie informacji od aplikującej osoby, która z kolei od pracodawcy powinna uzyskać odpowiedzi na swoje pytania.
Przede wszystkim nie prowadź rozmowy w pośpiechu – to nie jest speed dating. Nie znaczy to jednak, że możesz przeciągnąć ją w całodzienne spotkanie. Interview jest stresującą sytuacją dla obu stron, co stosunkowo szybko wywołuje zmęczenie. A to jak dobrze wiesz zmniejsza produktywność i zakłóca koncentrację. Rozmowa rekrutacyjna powinna więc trwać (w zależności od stanowiska) od 1 do 1,5 godziny – jest to najbardziej optymalny czas.
Rozmowa rekrutacyjna próbą dla pracodawcy
Interview nie jest przesłuchaniem kandydata. Mam nadzieję, że to wiesz, a jeżeli nie, to proszę zapamiętaj te słowa. Spotkanie rekrutacyjne jest wymianą informacji, perspektyw, potrzeb i korzyści. A żeby mówić o wymianie, obie strony muszą zarówno dawać, jak i przyjmować.
Dla przykładu wyobraź sobie rozmowę, podczas której rekruter dokładnie przegląda CV, przeprowadza kilka testów i wypytuje kandydata o wszystkie szczegóły z jego zawodowego życia, nie opowiadając dosłownie nic o firmie oraz równocześnie zbywając pytania rozmówcy. Wszystko fajnie, tylko w przytoczonej sytuacji brakuje kluczowej kwestii: partnerstwa. W momencie gdy rekruter ma zbudowany pełny obraz aplikowanej osoby, ona z kolei wychodzi ze spotkania z pustką w głowie. Owa pustka przekłada się jednak na demotywację i mało pozytywne candidate experience. Jeżeli kandydat nie dowiedział się niczego o potencjalnym pracodawcy, jego zainteresowanie stanowiskiem spada niemal do 0. Nie wie przecież nic o nowej firmie, o warunkach, nie wspominając o korzyściach i wyróżnikach na tle konkurencji.
Zamiast być pazernym i wyciskać z kandydata informacje, odwdzięcz mu się opowiadając o firmie. O spotkaniu rekrutacyjnym pomyśl więc bardziej jak o partnerskiej grze w ping ponga. Nie możesz zagrać w niego sam czy nie dopuszczać do ruchu towarzysza. Potrzebujesz pozwolić mu odbić piłeczkę, aby w pełni cieszyć się ze wspólnej gry. Na początku rozmowy opowiedz więc o firmie. Gdy otrzymasz od kandydata informacje, zdradź szczegóły dotyczące stanowiska i przyszłej pracy. Zaproś na rozmowę pracownika danego działu, który opowie o atmosferze i zawsze, ale to zawsze zarezerwuj czas na pytania od aplikującej osoby.
Typowe błędy rekrutera, których możesz się ustrzec
Niektóre błędy wynikają z braku przygotowania lub doświadczenia, inne ze złej strategii. Przeczytaj poniższe przykłady i zastanów się czy możesz się z nimi utożsamić.
Brak wiedzy na temat stanowiska i oferty pracy
Chaotyczne opowiadanie o obowiązkach, brak konkretnych informacji i lanie wody. “Przyjazna atmosfera” i “rozwijające środowisko” to przykładowe puste slogany, które zawsze polecam wykasować z oferty. Rekomenduję także nie używać ich w trakcie rozmowy.
Ciekawskość i wypytywanie o życie prywatne
Jest to po prostu nieprofesjonalne. Oczywiście, pasje i zainteresowania są ważne, ponieważ definiują sposób bycia kandydata. Mimo wszystko na głębsze rozmowy wokół tych tematów przyjdzie czas po dołączeniu do zespołu, a drążenie spraw osobistych może wywołać dyskomfort u aplikującej osoby. Nikt w końcu nie chce być oceniany czy dyskryminowany ze względu na to, co robi w wolnym czasie.
Egoistyczne podejście do rekrutacji
Czyli niesłuchanie kandydata, pytanie go kilka razy z rzędu o to samo. Rekruter, który ma w nosie zdanie aplikującej osoby, nie przeprowadzi efektywnego spotkania. Nie będzie też pamiętał zbyt wiele informacji, nie opowie w ciekawy sposób o firmie i z pewnością nie stworzy przyjaznej atmosfery.
Brak kontaktu po rozmowie rekrutacyjnej
Stała komunikacja z kandydatem to prawdziwe wyzwanie dla wielu rekruterów. Nie wystarczy wysłać maila z informacją o rozmowie, umówić się, spotkać i potem poinformować, gdy kandydat się spodoba? No właśnie nie. Jeżeli dana osoba złożyła aplikację w Twojej firmie, to prawdopodobnie zgłoszenie wysłała również do innych pracodawców. W związku z tym każdy dzień rekrutacji to szansa na to, aby konkurencja przyciągnęła do siebie talent, o który również Ty się ubiegasz. Dlatego nie zostawiaj kandydata samego, tylko utrzymuj z nim stały kontakt.
Zasady, dzięki którym spotkanie będzie efektywne
Teraz do sedna: co możesz zrobić, aby zwiększyć efektywność rozmowy rekrutacyjnej i zadbać o doświadczenie kandydata? Poniżej znajdziesz dobre praktyki – dołącz do nich wspomniane wcześniej przygotowanie do rozmowy oraz empatyczne podejście (wymianę informacji).
- Zacznij od przedstawienia siebie, uczestników rozmowy oraz warunków oferty pracy.
- Mów w jasny sposób. Upewniaj się, że wszystko jest zrozumiałe dla kandydata.
- Zadawaj pytania otwarte, na które rozmówca może odpowiedzieć coś więcej niż “tak/nie”.
- Opieraj się na dowodach, a nie na domysłach, dlatego zamiast zagadek rekrutacyjnych, zastosuj testy psychologiczne i sprawdź kandydata w działaniu. Zadając pytania, skup się na zdobytym już doświadczeniu, czyli sposobach dzięki którym uporał się z zawodowymi wyzwaniami. Pytania “Co byś zrobił, jeżeli…” są hipotetyczne i tym samym, za mało skuteczne w ocenie umiejętności. Nie masz bowiem pewności, że kandydat na pewno zachowałby się w określony sposób.
- Pogłęb rozmowę o oczekiwaniach finansowych i dowiedz się, które pozapłacowe benefity mogą zainteresować kandydata.
- Daj aplikującej osobie czas na zadanie pytań i udziel rzetelnej informacji. Jeżeli nie masz wiedzy na dany temat, uzyskaj odpowiedź u innej osoby i koniecznie przekaż ją kandydatowi.
- Poinformuj kandydata o kolejnych etapach rekrutacji. W ten sposób zadbasz o jej komfort oraz unikniesz nieporozumień.
- Notuj. Polecam do tego postity, ale sprawdzi się również zwykły notes lub kartka. Ważniejsze od materiału jest to, abyś pisał w czytelny sposób i unikał skrótów myślowych. Pisz zwięźle i w jasny sposób – to, co wydaje Ci się oczywiste w tej minucie, za dwie godziny będzie ukryte we mgle niepamięci.
- Poproś o feedback. Zbieranie informacji zwrotnych od aplikujących osób pomoże Ci skutecznie optymalizować rekrutację. Najbardziej komfortowym sposobem na otrzymanie feedbacku od kandydata jest stworzenie ankiety lub badania NPS. Pod koniec rozmowy uprzedź rozmówcę o tym, że otrzyma maila z kwestionariuszem i poproś go o wsparcie.
Najważniejszy wniosek z artykułu? Spotkanie rekrutacyjne to rozmowa, a nie przesłuchanie. To równocześnie szansa na pokazanie się z dobrej strony zarówno dla kandydata jak i pracodawcy. Dlatego przygotuj się do interview oraz przeprowadź go w przyjacielskiej atmosferze wzajemnego szacunku, dbając o potrzeby firmy i aplikującej osoby.
