Często upraszczana, a w praktyce bardzo ważna – taka jest pierwsza rozmowa z kandydatem. Telefoniczne interview pełni istotną funkcję w selekcji i tak naprawdę decyduje o jej dalszych losach. Rekruter ma w końcu za zadanie wyłapać przypadkowe osoby oraz ocenić na ile pozytywne było pierwsze wrażenie. Jak to jednak zrobić, gdy rozmawia się jedynie przez telefon?
Cel rozmowy telefonicznej
Coraz więcej firm, zwłaszcza w czasie epidemii koronawirusa, dołączyło telefoniczną rozmowę kwalifikacyjną do swojej rekrutacji. Dlaczego? Jest to skuteczny sposób na weryfikację CV i wyłapanie tych, którzy z pewnością nie powinni przejść do kolejnego etapu procesu.
Interview przeprowadzone przez telefon oczywiście nie da Ci wszystkich potrzebnych informacji na temat kandydata. Jednak dzięki niemu jesteś w stanie skutecznie ocenić potencjał drugiej osoby i jej dopasowanie do organizacji. Rozmowy telefoniczne mają szczególne znaczenie w momencie dużej liczby zgłoszeń. W takiej sytuacji wstępne interview pomaga Ci zaoszczędzić czas – po jej przeprowadzeniu jesteś w stanie wybrać do drugiej tury (rozmowy stacjonarnej lub innego etapu) kandydatów o pożądanych umiejętnościach, którzy mają największe szanse na zatrudnienie.
Jak przygotować się do prowadzenia interview?
Wiesz już dlaczego wstępna rozmowa jest ważna. Chodzi w końcu o cenny w rekrutacji czas oraz zwiększenie szans na zatrudnienie najlepszego kandydata. W telefonicznej formie kryje się jednak pewien haczyk. Bez fizycznej interakcji i zobaczenia rozmówcy, tracisz wiele sygnałów, które wysyła do Ciebie osoba po drugiej stronie. Nie widzisz w końcu mowy ciała czy mimiki. Dlatego dokładnie przygotowuj się do rozmów – od tego zależy czy mądrze je poprowadzisz i skupisz uwagę na słownym przekazie.
1. Określ, co jest najważniejsze w przypadku danego stanowiska
Jeżeli Twoja firma potrzebuje nowego pracownika w przeciągu 2 tygodni, nie powinieneś zapraszać do dalszego etapu kandydata, który może rozpocząć pracę dopiero za 3 miesiące. Pomyśl o potrzebach i oczekiwaniach organizacji, które nie podlegają negocjacjom. W ten sposób stworzysz kryteria pierwszego lejka rekrutacyjnego, dzięki któremu wyłapiesz osoby niespełniające podstawowych wymagań.
2. Dokładnie sprawdź CV przed rozmową
Wiesz już, ze telefoniczne interview ma na celu między innymi wstępną weryfikację CV. Nie zrobisz tego, jeżeli się z nim nie zapoznasz. Przejrzyj więc aplikacje kandydatów i zanotuj kwestie, które budzą wątpliwość albo ciekawość. Spisz także luki w CV, abyś pamiętał zapytać o nie w trakcie rozmowy.
Notatki możesz oczywiście prowadzić w tradycyjny sposób, jednak stos papierów nie sprzyja w utrzymaniu porządku. Prowadząc proces rekrutacyjny za pomocą Workate, dodajesz po takiej rozmowie stosowną notatkę i automatycznie tworzysz centrum informacji o kandydatach. Każdy profil aplikującej osoby składa się z CV, komentarzy i ocen. Masz więc wszystkie niezbędne elementy w jednym miejscu i w razie nagłej potrzeby, dzięki inteligentnemu polu wyszukiwania szybko znajdziesz konkretną aplikację, zamiast błądzić w pamięci lub stercie dokumentów. Inne osoby (np. rekruter) też bez problemu będą mogły zapoznać się z całą historią Kandydata.
3. Zresetuj nastawienie do kandydata
Jeżeli czytałeś nasz artykuł o skutecznej selekcji wiesz, że część firm decyduje się rozdzielać obowiązki, oddelegowując jedną osobę do screeningu CV, a drugą do przeprowadzenia głównej rozmowy rekrutacyjnej. Dlaczego? Ze względu na uprzedzenia. Brak nastawienia do kandydata po przeczytaniu jego zgłoszenia jest niestety piekielnie trudną rzeczą do osiągnięcia.
Co możesz zrobić? Przede wszystkim zwracaj uwagę na to, co myślisz o konkretnej osobie. Przeczytałeś CV i już wiesz, że zaprosisz ją na spotkanie stacjonarne? Beeep – źle! A może uważasz, że ta osoba z pewnością nie odnajdzie się w Waszej firmie? Beep – tak też nie może być! Bądź świadomy swojego nastawienia i prostuj każde odchylenie od obiektywizmu. Docelowym podejściem do kandydata jest neutralność względem jego umiejętności i doświadczenia.
4. Zdobądź wszystkie potrzebne informacje
Weryfikacja CV i selekcja kandydatów to jedno. W trakcie telefonicznej rozmowy powinieneś też udzielić rozmówcy wszystkich niezbędnych na tym etapie informacji dotyczących firmy, stanowiska oraz kolejnych etapów rekrutacji. W tym celu najlepiej spotkaj się wcześniej z menedżerami konkretnego działu i ds. rekrutacji. Bardzo ważne jest, aby pod koniec interview kandydat miał 100% jasność co do obowiązków i harmonogramu procesu.
5. Upewnij się, że kandydat ma czas na interview
Mało kto lubi być zaskakiwany rozmową rekrutacyjną. Dlatego uprzedź kandydata, że chcesz do niego zadzwonić i ustal z nim najlepszą na to porę. Zmniejszysz w ten sposób jego stres oraz upewnisz się, że będziecie mogli porozmawiać w komfortowych warunkach.
Pytania, które warto zadać kandydatom
Odpowiedni dobór pytań jest na tym etapie kluczowy. Warto więc, abyś miał w głowie plan. Z drugiej strony jednak, nie musisz tworzyć ze wstępnej rozmowy ustrukturyzowanego interview. Na to przyjdzie jeszcze czas, dlatego pogłębione pytania otwarte czy techniczne zarezerwuj na spotkanie twarzą w twarz. Weryfikacja umiejętności w praktyce również powinna mieć miejsce na kolejnym etapie procesu. Teraz zależy Ci przede wszystkim na podstawowych informacjach i upewnieniu się, że kandydat spełnia najważniejsze potrzeby pracodawcy.
Poniżej znajdziesz kategorie oraz przykłady pytań, które możesz zadać w trakcie telefonicznej rozmowy. Pamiętaj jednak, żeby na początku interview przedstawić siebie oraz firmę.
Podstawowe informacje
Wśród tych pytań znajdują się między innymi:
“Jak długo pracowałeś u ostatniego pracodawcy?”
“Jakie były Twoje główne obowiązki?”
czy nawet ogólne
“Opowiedz mi w paru zdaniach o swojej dotychczasowej karierze zawodowej.”
Zadając tego typu pytania zbadasz zbieżność odpowiedzi z tym, co przeczytałeś w CV.
Uzupełnianie luk i weryfikacja wątpliwości
Jeżeli w zgłoszeniu brakuje niektórych informacji, a części danych nie jesteś pewny, pora porozmawiać na ten temat z kandydatem. Poproś go o wyjaśnienie konkretnych kwestii i rozwinięcie poszczególnych tematów.
Przykładowe pytania to:
“Opowiedz mi o rocznej przerwie w swoim CV.”
“Widzę, że ostatnio zmieniłeś branżę. Skąd ta decyzja?”
“Dlaczego chcesz opuścić swoją obecną pracę?”
Wiedza na temat Twojej firmy
Ty odrobiłeś pracę domową. A czy kandydat wykonał research? Zadaj proste pytania na temat swojej organizacji:
“Co wiesz o naszym produkcie/naszej usłudze?”
“Co podoba Ci się najbardziej w naszej firmie?”
i poproś o zwięzłą odpowiedź. Na dłuższe dyskusje będzie czas podczas kolejnej rozmowy.
Zainteresowanie i motywacja kandydata
Wśród kandydatów są Ci pasywni i Ci… nadgorliwi. Aby wyłapać osoby, które wysyłają zgłoszenia na potęgę, warto zadać pytania, które szybko zweryfikują ich brak motywacji. Prostymi przykładami są
“Dlaczego zainteresowała Cię nasza oferta?”
“Co jest dla Ciebie najciekawsze w danym stanowisku?”
Zapytaj kandydata także o jego relację z obecnym pracodawcą i sprawdź czy ważniejsza jest dla niego ucieczka z obecnej firmy, czy dołączenie do Twojego zespołu.
Oczekiwania finansowe
Kwestia wynagrodzenia jest dla niektórych firm priorytetem: część pracodawców, jak zresztą też kandydatów jest bardziej elastyczna, inni muszą za to postawić na swoim. Rozmowa o wynagrodzeniu przebiegnie też inaczej, jeżeli w ogłoszeniu podałeś jego widełki. Gdy oferta zawiera informacje o zarobkach, upewnij się, że kandydat je przeczytał. Jeżeli nie mogłeś podać tych danych, tym bardziej dowiedz się jakie oczekiwania ma rozmówca. I równocześnie opowiedz o możliwościach firmy.
Przykładowe pytania to:
“Ile chciałbyś zarabiać na tym stanowisku?”
“Jakie jest Twoje obecne wynagrodzenie?”
Dostępność i elastyczność
Dowiedz się kiedy kandydat może rozpocząć pracę oraz jaki wymiar godzin i tryb go interesuje. Odpowiedzi są tym bardziej ważne, jeżeli oczekujesz od przyszłego pracownika większego dostosowania się do warunków lub gdy stanowisko jest szczególnie wymagające.
Pytania, które warto zadać to między innymi:
“Kiedy możesz zacząć?”
“Czy jesteś w stanie pracować w wymiarze 40 godzin tygodniowo?”
“Czy częste podróże służbowe są dla Ciebie komfortowe?”
“Preferujesz pracę w biurze czy w trybie zdalnym?”
Pytania od rozmówcy
Zawsze zapewniaj czas na pytania od kandydata. Upewnisz się w ten sposób, że nie tylko Ty rozwiałeś swoje wątpliwości oraz że rozmówca przygotował się do interview i jest zaangażowany w cały proces.
Czujność przede wszystkim – kiedy powinien włączyć Ci się czerwony alarm?
Napisałem to już wcześniej – podczas telefonicznej rozmowy nie dowiesz się szczegółów o kandydacie. Na to przyjdzie pora później. Pomimo mniejszych możliwości obserwacyjnych i poznawczych, jesteś w stanie wyselekcjonować kandydatów. Ważne w tym celu są odpowiedzi na wyżej wymienione pytania oraz zachowanie rozmówcy. Co więc powinno zwrócić Twoją uwagę?
Nastawienie
Zachowaj tutaj pewien bufor na stres, który często zmienia ton czy sposób prowadzenia rozmowy. Jeżeli jednak kandydat jest wobec Ciebie arogancki i notorycznie przerywa lub odpowiada w nieprzyjemny sposób, to nerwy tego nie usprawiedliwiają. Zwracaj też uwagę na pozorowaną elastyczność, za którą może kryć się brak zainteresowania. Gdy kandydat cały czas mówi, że “wszystko mu jedno”, “to mi nie przeszkadza”, może z jednej strony być zbyt elastyczny (brakuje mu swojego zdania) lub nie mieć motywacji do pracy w Twojej firmie.
Brak pytań
Jeżeli do powyższego dodasz 0 pytań ze strony kandydata, naprawdę warto zastanowić się nad jego aplikacją. Nawet jeżeli stanowisko jest dokładnie opisane, osoba zainteresowana ofertą znajdzie obszar, który budzi jej ciekawość. Kandydat bez świadomości swoich potrzeb czy kreatywności może być także mało atrakcyjnym pracownikiem.
Niejasne odpowiedzi
Kandydat myli się w wypowiedzi i potyka o własne słowa? Zachowaj czujność. Jeżeli zadajesz proste pytania (bez wchodzenia w głębszą specyfikę pracy), rozmówca nie powinien mieć problemów ze skonstruowaniem odpowiedzi. Szczególnie gdy pytasz go o obowiązki w poprzedniej pracy lub inne dane zawarte w CV.
Rozmowa się nie klei
Za to grozi raczej żółta, a nie czerwona kartka. Zwracaj jednak uwagę na to, czy kandydat robi wrażenie bystrej osoby, która słucha tego, co do niej mówisz. Jeżeli musisz cały czas powtarzać informacje czy ponawiać prośby o odpowiedź, być może masz do czynienia z niezainteresowaną lub mało kompetentną osobą.
Interview przez telefon pierwszym etapem selekcji
Telefoniczne interview to pierwsza rozmowa w procesie rekrutacji, której celem jest odsiew kandydatów nieodpowiednich już na podstawowym poziomie dopasowania. Podczas tego etapu najważniejsza jest weryfikacja wiarygodności CV, sprawdzenie czy kandydat spełniania najważniejsze potrzeby firmy i jest szczerze zainteresowany ofertą. W tym celu wystarczy, że zadasz kilka otwartych, ale zwięzłych pytań – kluczową rolę pełni tutaj Twoja umiejętność słuchania oraz wyłapywania najważniejszych informacji. Pamiętaj więc, aby przed wykręceniem numeru kandydata, włączyć w sobie 100% uważność.
