Efektywność rekrutacji – czy wiesz, co nią wpływa?

Rekrutacja jest procesem wyjątkowo złożonym, dlatego jej efektywność uwarunkowana jest wieloma czynnikami. Aby odpowiednio ją optymalizować, nie ma innego wyjścia – potrzebujesz zanurkować w głąb, rozkręcić ją na części pierwsze i przyjrzeć się poszczególnym elementom. A następnie, zacząć składać ją od nowa.

Przede wszystkim – liczą się relacje

Odłóż na bok wskaźniki, narzędzia czy metody. Są one ważne, owszem, jednak klucz do efektywnej rekrutacji kryje się gdzie indziej. W obszarze, którego wiele osób nie bierze pod lupę – w partnerstwie rekrutera i hiring managera. Wygodniej jest skupić się na tabelkach niż relacjach, dlatego błędy komunikacyjne zamiatane są pod dywan. Niestety, ale prędzej czy później, jedna ze stron prawdopodobnie potknie się o uzbieraną pod nim stertę problemów, co poskutkuje jeszcze większym kryzysem.

O skali zaniedbania tego tematu świadczą liczne przypadki procesów rekrutacyjnych, które są rozpoczynane w firmach z wielkim rozmachem, by po poświęceniu sporej ilości czasu i pieniędzy dowiedzieć się po kontakcie z team leaderem, że spływający kandydaci w ogóle nie spełniają kryteriów.

Jeżeli do kogoś bardziej przemawiają twarde statystyki to warto zajrzeć w wyniki raportu Efektywność Rekrutacji przeprowadzonego przez eRecruiter w 2019 roku. Niepokoi mnie w nim rozdźwięk między oceną procesu, a znajomością zasad rekrutacji przez managerów i ich zaangażowaniem oraz bardzo niski udział ich satysfakcji (24%) w monitorowanych wskaźnikach efektywności. Czas reakcji managera na przesłane aplikacje bada jeszcze mniej firm, ponieważ jedynie 17% ankietowanych.

Współpraca z hiring managerem

Dlaczego zadowolenie jednego z dwóch głównych interesariuszy procesu nie jest mierzone przez organizacje? Istotnym powodem jest kulejąca relacja między rekruterem a hiring managerem. Zespół HR mierząc efektywność procesu (o ile w ogóle to robi) skupia się na twardych danych, jak czas zatrudnienia, jego koszt czy jakość aplikacji, ponieważ są one łatwo mierzalne i namacalne. Jak dla porównania ocenić współpracę między pracownikami?

Podstawowym błędem jest podchodzenie do sprawy od złej strony. Satysfakcja hiring managera w oczach specjalistów ds. rekrutacji to zadowolenie z wyniku końcowego czy opinia na temat rekrutera. Patrząc w ten sposób, nieświadomie przypisują swoim działaniom nowy cel, jakim jest uszczęśliwienie drugiej strony. Można by pomyśleć, że przecież o to właśnie chodzi, jednak największą wartością dodaną dla hiring managerów jest spełnienie ich potrzeb wynikających z samego uczestniczenia w rekrutacji. Mam tutaj na myśli:

Znajomość narzędzi

Czy Twój ATS i baza kandydatów są intuicyjne i proste w obsłudze? Przykładowo z platformy Workate każdy użytkownik może korzystać z dowolnego urządzenia: laptopa, smartfona czy tabletu, a jej przejrzystość pozwala na szybką adaptację nawet wśród osób nie zarządzających procesem. Dodatkowo profile kandydatów opierają się na ocenach i wspólnych komentarzach, co umożliwia prowadzenie selekcji w kilka osób. W tym punkcie chodzi więc o to, aby ułatwić managerom uczestniczenie w procesie i zwiększyć tym samym ich pewność siebie. Niewiedza skutkuje bowiem wydłużoną rekrutacją i frustracją po obu stronach.

Wspólne uczestniczenie w procesie

To, co jest oczywiste dla rekruterów, okazuje się być tajemną wiedzą dla managerów. Gdy więc prosisz tych drugich o podjęcie się konkretnych działań bez omawiania ich celu lub kontekstu, możesz usłyszeć z ich strony pełne wątpliwości – Dlaczego mam to zrobić? – Jeżeli rezygnujesz z wdrażania managerów w rekrutację od A, prawdopodobnie nie dotrwają w procesie do Z. Nie dziwi mnie to szczególnie, ponieważ nawet nieświadome zatajanie informacji zmniejsza zaufanie u poszczególnych osób i kieruje zespół ku rozpadowi. Aby tego uniknąć, zastanów się nad tym czy rekrutacja prowadzona w obecny sposób ma sens. Oprócz tego, odpowiedz sobie na pytanie czy managerowie znają proces na wystarczającym poziomie i wiedzą jakie są poszczególne cele jego etapów? Szkoląc ich, spróbuj spojrzeć na rekrutację ich oczami. Pomóc może Ci proste zadanie, polegające na mapowaniu procesu z hiring managerami. Wspólne rozrysowanie ścieżki otworzy im oczy na potrzeby kandydatów, a Tobie uzmysłowi posiadaną przez pracowników wiedzę.

Wspólny cel

O obiektywnie skutecznej rekrutacji możemy mówić, gdy manager i rekruter mają taką samą wizję jej efektów. Powiedzmy, że obie strony nie rozmawiały o swoich potrzebach i w trakcie procesu okazuje się, że jedna strona chce przeprowadzić rozmowę jedynie z 5 osobami, a druga z 10. Różni się także definicja jakościowego kandydata, która dla managera znaczy specjalistę z minimum 4 letnim doświadczeniem, a dla rekrutera osobę o wyjątkowych umiejętnościach miękkich. Zawsze przed wystartowaniem rekrutacji powinieneś stworzyć warunki do wymiany perspektyw i ustalenia wspólnej wizji zatrudnienia. Dopiero spójność zapewni dobry grunt do mierzenia satysfakcji obu stron.

Przejrzyste ramy czasowe

Podobna rozbieżność może dotyczyć czasu, dlatego zadbaj o to, aby hiring manager wiedział ile średnio trwa rekrutacja oraz jak długo zajmują jej poszczególne etapy. Unikniesz w ten sposób oderwanych od rzeczywistości oczekiwań w stylu “potrzebujemy nowej osoby w zespole za 2 tygodnie”.

W mierzeniu satysfakcji hiring managera chodzi o granie do jednej bramki oraz wspomniane na samym początku partnerstwo. Rolą rekruterów jest edukowanie i zgłębienie się w potrzeby drugiej strony w taki sposób, aby późniejsze ich spełnienie było zadaniem możliwym do wykonania. Managerowie obdarowani uwagą oraz zaufaniem, staną się bardziej zmotywowani i z zaangażowaniem podejdą do współtworzenia skutecznego procesu.

Wspólny słownik definicji i podobna wizja rekrutacji

Budowanie relacji opartej o partnerstwo nie dotyczy tylko rekrutera i hiring managera, ale całego zespołu, który bierze udział w procesie. Jakiekolwiek wątpliwości, niezgodności lub odmienne koncepcje prędzej czy później staną się przeszkodą na drodze do skutecznej rekrutacji. Najczęściej w najmniej właściwym momencie.

Z drugiej strony, gdy zadbasz o podobną perspektywę wśród członków zespołu, przebieg rekrutacji będzie bardziej przypominał przyjemny spacer niż mozolny trekking po wyboistej drodze. Aby zadbać o płynność procesu, powinieneś więc:

1. Stworzyć bazę wiedzy na przykład w postaci manuala zapisanego w chmurze, do którego każdy pracownik będzie mógł zajrzeć w dowolnej chwili. Najważniejsze informacje o rekrutacji, jej cele, ramy czasowe, FAQ, raporty czy opisane case studies szybko rozwieją wątpliwości bez Twojego dodatkowego zaangażowania.
2. Wspólnie mapować rekrutację, co dodatkowo pomoże zespołowi stworzyć proces dbający o pozytywne candidate experience.
3. Organizować briefingi rekrutacyjne, podczas których omówisz z rozmówcą jego potrzeby i oczekiwania względem uczestniczenia w procesie.
4. Przekazywać odpowiedzialność hiring managerom oraz innym interesariuszom, co w połączeniu z dostarczoną wiedzą, umożliwi im wykonywać poszczególne zadania samodzielnie.
5. Regularnie badać doświadczenia pracowników zaangażowanych w proces. Wielokrotnie w artykułach zachęcamy do mierzenia candidate experience, jednak jest to tylko ⅓ pracy. Aby mieć pełen ogląd na rekrutację, poznaj również perspektywę rekrutera i hiring managera.

KPI w rekrutacji

Satysfakcja hiring managera jest jednym z kluczowych rekrutacyjnych KPI (Key Performance Indicator). Są to wskaźniki efektywności procesu, których mierzenie jest równoznaczne ze zgłębianiem jego poszczególnych elementów. Dzięki danym wiesz, które działania są skuteczne, a które z nich wymagają optymalizacji.

Najbardziej przydatne w rekrutacji KPI to:

• efektywność kanałów rekrutacji (liczba zgłoszeń z konkretnego źródła),
• atrakcyjność oferty pracy (procent otrzymanych aplikacji w stosunku do liczby odsłon ogłoszenia),
• jakość aplikacji (współczynnik zaakceptowanych kandydatów do wszystkich otrzymanych zgłoszeń),
• koszt zatrudnienia jednego pracownika (wszystkie związane z tym koszty, od publikacji ogłoszenia, po wynagrodzenie rekrutera i onboarding),
• czas rekrutacji (czas liczony od momentu informacji o wolnym wakacie lub publikacji ogłoszenia do zatrudnienia wybranego kandydata),
• koszt błędnej rekrutacji (koszt rotacji pracownika wraz ze wszystkimi zmiennymi oraz straty związane z jego niższą efektywnością),
• doświadczenie kandydata (badanie NPS lub ankiety),
• satysfakcja hiring managerów (ankieta lub pogłębiony wywiad).

Powyższe KPI są przydatne w analizie procesu, jednak ich prawdziwy potencjał możesz wykorzystać jedynie, gdy zadbasz o omawianą wcześniej wspólną wizję rekrutacji. Zapewnia ona stabilny grunt, dzięki któremu przykładowo wszyscy wiedzą, że kosztu zatrudnienia jednego pracownika nie trzeba wcale minimalizować za wszelką cenę. Zespół zaangażowany w rekrutacje powinien patrzeć na proces z lotu ptaka i mierzyć poszczególne KPI w nawiązaniu do innych statystyk. Biorąc również pod uwagę, że za liczbami kryją się ludzie, których natura jest zmienna.

Oferta pracy

W jednym z pierwszych artykułów dotyczących ogłoszeń pisaliśmy, że są one jak witryny w sklepie. Dobrze napisane zapraszają do głębszego poznania pracodawcy, natomiast nieumiejętnie przedstawione stanowisko skutecznie skraca czas odwiedzin kandydata i jedyne do czego go motywuje, to jak najszybsze zamknięcie zakładki w przeglądarce internetowej. Na ofercie pracy spoczywa spory ciężar wywołania dobrego pierwszego wrażenia, dlatego tak istotne jest, aby tworzyć ją z myślą o kandydacie. Dopiero gdy wyjdziesz od jego potrzeb, będziesz mógł stworzyć satysfakcjonujący ciąg przyczynowo-skutkowy.

Zacznij od popełnianych obecnie błędów. Do najczęstszych z nich należy brak informacji o wynagrodzeniu, niejasno przedstawione stanowisko pracy, abstrakcyjna nazwa, dysproporcja między wymaganiami a korzyściami i przerażająca ściana tekstu. Już samo wyeliminowanie powyższych znacząco poprawi jakość oferty.

Jeżeli chcesz jeszcze bardziej zadbać o candidate experience, spójrz na ogłoszenie stworzone w kreatorze Workate. Jak widzisz, w naszym elastycznym szablonie stawiamy na przejrzystość i kolejność dostosowaną do potrzeb. Mniej treści pomaga odbiorcy zrozumieć ofertę. Nagłówki przedstawiają sedno sprawy, a kandydat na ich podstawie decyduje, który temat chce zgłębić poprzez kliknięcie w wybrany punkt. Dzięki narzędziom analitycznym dostępnym w panelu prześledzisz ruch odbiorcy i upewnisz się czy najważniejsze według Ciebie elementy oferty są równie istotne dla niego. Sprawdzisz też, w którym miejscu zakończył on wizytę.

Narzędzia HR, które robią (pozytywną) różnicę

Jak możesz się domyślać, w przypadku narzędzi rekrutacyjnych nie chodzi o ich przypadkowy dobór, a przemyślaną selekcję i umiejętne wdrożenie. Na nic nie zdadzą się najlepsze rozwiązania, jeżeli Twój zespół nie będzie potrafił korzystać z ich możliwości. Dlatego rozpoczynając przygodę z danym narzędziem, zaplanuj szkolenia dla pracowników, a w następnych krokach regularnie sprawdzaj poziom znajomości platformy i satysfakcję z jej korzystania.

Przydatne narzędzia odciążają rekruterów z powtarzalnych zadań, pomagając im skupić się na elementach procesu, które przynoszą prawdziwą wartość, jakim są zatrudnienie utalentowanego kandydata i zapewnienie pozytywnego candidate experience. W dodatku umożliwiają także usprawnienie rekrutacji, przemieniając ją z wielomiesięcznej potyczki w ciekawe doświadczenie.

Systemy ATS

• eRecruiter → kompleksowe zarządzanie całym procesem, spersonalizowana korespondencja zbiorowa i monitoring działań,
• Workate → to platforma marketingu rekrutacyjnego, ale posiada funkcjonalności ATS i umożliwia monitoring danych demograficznych kandydatów, źródeł ich pozyskania oraz analizę ich ruchu na ofertach pracy,
• Greenhouse → projektowanie spersonalizowanej adaptacji pracownika, automatyzacja wykonywania zadań administracyjnych oraz przeprowadzanie wnikliwych raportów.

Selekcja kandydatów

• GoodHire → background screening, weryfikacja tożsamości, obecnego zatrudnienia kandydata oraz przeprowadzanie wywiadów referencyjnych,
• Workate → baza kandydatów w chmurze, intuicyjne oceny, wspólne notatki i komentarze, historia aplikacji każdej osoby oraz możliwość filtrowania.

Spotkania rekrutacyjne online

• HireVue → ustandaryzowane rozmowy zintegrowane z systemem ATS, łączenie rozmowy i assessmentu w jedno doświadczenie, angażowanie kandydatów poprzez SMS-y,
• Interview Stream → wirtualne rozmowy rekrutacyjne na żywo, planowanie dogodnych dat spotkań, nagrywanie wideo przez kandydatów czy treningowe interview dla studentów.

Wiesz już co wpływa na skuteczność rekrutacji. Teraz pora na dogłębną analizę prowadzonych procesów i wdrożenie odpowiednich zmian. Pamiętaj, aby robić to małymi krokami. Gdy ustalisz priorytety, będziesz miał dobrą podkładkę do stworzenia harmonogramu, który skutecznie uporządkuje Twoje działania. Powodzenia!